Burde du lægge regnskabet ud af huset, eller er pengene bedre brugt på en intern controller og bogholder? Der er fordele og ulemper ved begge modeller. Her får du et overblik over de faktorer, du bør tage med i beslutningsprocessen.
Mange virksomheder henter ofte specialkompetencer og ekstra ressourcer ind via revisorer eller konsulenthuse, når særlige opgaver skal løses eller i spidsbelastningssituationer. Burde du outsource hele eller dele af din virksomheds regnskab og løn, eller er pengene bedre brugt på at ansætte (endnu) en bogholder? Det er et konkret spørgsmål, som mange virksomhedsejere og direktører stiller sig selv, når de står over for næste fase i virksomhedens udvikling.
Der er fordele og ulemper ved begge modeller. Hvis du overvejer outsourcing, får du her et overblik over syv faktorer, du bør tage med i beslutningsprocessen. Samtidig sætter vi spot på myterne om outsourcing.
-
Du taber ikke overblikket ved at outsource
Du kender sikkert følelsen af at ville have kontrol og styr på alt, hvad der sker omkring dig. Denne følelse har mange virksomhedsejere og direktører også i forhold til arbejdsgangene i virksomheden. De fleste synes intuitivt, at de får det bedste overblik ved at beholde opgaverne in-house. Det kan for så vidt også være rigtigt. Det kræver imidlertid, at der er klare procedurer, som sørger for, at regnskabet er up to date og nøgletal formidles til ledelsen løbende.
”Det daglige overblik over økonomien sker ikke automatisk. Det sker som følge af opdateringer af regnskabet og rapportering til ledelsen. Disse procedurer kan de fleste eksterne virksomheder også sætte op. For eksterne leverandører er disse procedurer jo i forvejen helt naturlige, da det er en måde at fastholde kunder på.” -Tonni Nielsen, Senior Manager
For en ekstern leverandør er kunderelationen kritisk, og derfor er leverandører som oftest ekstremt tilgængelige. Samtidig handler det for dem om at synliggøre deres kompetencer og at levere en professionel løsning, som kunden ikke selv ville kunne løse med samme økonomi. Det er sådan, de skaber værdi for kunderne, og sådan de beholder dem.
Derudover vil en ekstern regnskabspartner f.eks. være helt opdateret på og have erfaring med de mest anvendelige afrapporterings- og informationssystemer til deling mellem dem og jer. Så bliver det nemt at danne sig et overblik.
-
Kvaliteten er ikke ude af kontrol
Hvis du outsourcer regnskabsfunktionen, hvordan sikrer du så, at kvaliteten er i orden? Følelsen af at miste kontrollen og et lavere kvalitetsniveau er noget af det, virksomheder frygter mest, når de går med tanker om at outsource til en ekstern virksomhed. Men det er heldigvis langt oftere undtagelsen end reglen.
”Når du hyrer eksterne konsulenter, så hyrer du specialister inden for et specifikt fagområde. En ekstern konsulent kan desuden trække på erfaring fra lignende opgaver, systemer, virksomheder og brancher. Ofte vil en regnskabskonsulent også se en række ting i regnskabet, som man ikke selv har opdaget eller overvejet, men som kan betyde flere regnskabsmæssige fordele. Det kan derfor vise sig at være en god forretning at indgå et samarbejde med en professionel partner.” -Tonni Nielsen, Senior Manager
-
Øget fokus på rådgivning
Erfaringsmæssigt ønsker virksomheder ikke alene korrekt bogføring pga. lovmæssige krav. De forventer i større og større grad også råd til at forbedre og udvikle deres position.
”Kravene til virksomhedens økonomiansvarlige og bogholdere er ændret. Derfor kan det være en udfordring at følge med i forhold til viden og kompetencer i en mindre regnskabsafdeling.” -Tonni Nielsen, Senior Manager
Vælger du at outsource regnskabsfunktionen til en ekstern leverandør, som har regnskab og økonomistyring som kerneforretning, får du en ressource eller et team, der har et fagligt bagland, som de sparrer med og kan hente ekstra ressourcer hos. Herudover får du adgang til ressourcer, der er opdateret med viden og indsigt inden for eksisterende og nyeste lovgivning.
-
Lønudgifter
”Det er som oftest billigere i lønudgifter at outsource, end det er at ansætte. Selvom timelønnen for en ekstern konsulent er højere end timeprisen for en fastansat, så er der flere udgifter forbundet med en fastansat, end der er med en eksternt tilknyttet medarbejder.” -Tonni Nielsen, Senior Manager
Årsagerne til, at det ofte er dyrere at ansætte en regnskabsmedarbejder end at outsource er bl.a., at man skal ansætte en hel eller halv medarbejder mere, selv om man kun har brug for en kvart – eller at man betaler for ”tomgangstid” henover året frem for at betale efter forbrug.
I den faste medarbejders timeløn skal der som bekendt tillægges udgifter såsom sygdom, ferie, pension, forsikring, personalegoder m.m. men de skjulte omkostninger regnes ofte ikke med. Alt efter branche og virksomhedstype kommer omkostningerne typisk op på ca. 1,4 gange netto-timelønnen. En outsourcet timeløn vil derimod – alt efter udformningen af den enkelte kontrakt - være konstant og kun regnet ud i produktive timer.
-
Produktivitet og lønsomhed
Lønomkostninger alene er dog ikke det bedste redskab til at få et overblik over, hvad virksomheden får for pengene. Produktivitet eller effektivitet per løntime er mere afgørende. Dette vil naturligvis variere af medarbejder og virksomhed. Og hertil kommer så viden og tilgang til opgaverne, der kan være svært at gøre op.
”Normen er, at en fuldtidsmedarbejder arbejder omkring 60% af sin tid på kerneproduktet. De sidste 40% går til pauser, sygdom, ferie, kurser og lignende. Når du køber en ydelse i en ekstern virksomhed, så betaler du kun for den tid, der bliver brugt på opgaven. På den måde opnår du ved outsourcing en effektivitet på 100%.” -Tonni Nielsen, Senior Manager
-
Mindsket sårbarhed med fleksibel bemanding
Hvordan sikrer du, at dine medarbejdere ikke bliver stressede i travle perioder og samtidig ikke slås om opgaverne i agurketider?
”Hvis man vælger at outsource, så vil jeg anbefale, at man laver en fleksibel aftale, der giver mulighed for at skrue op og ned for timerne. Det er næsten umuligt at gøre med fastansatte medarbejdere.” -Tonni Nielsen, Senior Manager
Samtidig er medarbejderstaben i virksomheden ikke statisk. Sygemeldinger, barsel samt flere eller færre hænder til specielle projekter gør det svært at sammensætte det helt rigtige team til virksomhedens interne regnskabsfunktion i længere tid af gangen. For det rigtige team i dag er ikke nødvendigvis det rigtige om fire måneder.
Muligheden for at kunne justere op og ned på timerne er derfor et krav, som er væsentligt at få med ind i en kontrakt med en ekstern samarbejdspartner. Med sådan en løsning bliver I som virksomhed både mindre sårbare i travle perioder og i perioder med lav lønsomhed.
-
Justerbare kompetencer
At træne et hold, der kan gå hele vejen til verdensmesterskaberne kan være svært, når man ikke har økonomien til professionelle ressourcer på hele holdet. At sammensætte en regnskabsafdeling, der har alle de kompetencer, man har brug for i en virksomhed, er også en udfordring for mange – især i takt med, at der bliver færre kvalificerede ressourcer til rådighed. Ofte vælger små og mellemstore virksomheder at ansætte en bogholder og må derfor prioritere indsatsen og opgaverne efter, hvilke kompetencer vedkommende har.
Regnskabschefen kan ofte ikke varetage lønadministration. Controlleren er for dyr at anvende til bogføring, mens bogholderen typisk ikke har kompetencerne til at analysere regnskabstal samt udarbejde et driftsbudget eller likviditetsbudget. Således har de færreste virksomheder interne ressourcer, der kan varetage alle opgaver forbundet med virksomhedens økonomi og regnskab.
”Når man vælger at outsource, har man derimod adgang til både specialister og generalister. Og mængden af timer hos de to faggrupper kan man bruge efter behov – f.eks. kan man vælge kun at bruge specialisterne fire timer om året, mens en generalist bruges 100 timer om året. På den måde er du sikker på, at du har de bedste kompetencer til rådighed, når du har komplicerede sager, uden at du skal betale for mere end den ydelse, der bliver leveret.” -Tonni Nielsen, Senior Manager
Vil du vide mere om, hvordan outsourcing kan hjælpe din regnskabsafdeling? Hent vores gratis guide her.
Mangler du hjælp eller rådgivning?
I Azets hjælper vi både små og store virksomheder med deres regnskaber. Har du brug for hjælp i dit lønbogholderi, regnskabsafdeling eller har du brug for rådgivning omkring outsourcing af regnskab, så kan vores konsulenter hjælpe.
