Svar på 4 hyppige spørgsmål

Hvor lang tid tager det, før vi er i gang?

Hvis du overvejer at lægge din løn- eller regnskabsfunktion ud af huset til en ekstern partner, er det vigtigt at vide, hvor lang tid det tager, før I er kørende. Det mest sikre og enkle svar er, at det altid vil afhænge af jeres aktuelle interne procedurer og systemer. Vores mangeårige erfaring med at overtage virksomheders løn- og regnskabsfunktioner viser dog, at det tager ca.:

• 1 måned at lægge regnskabsfunktionen hos en ekstern partner
• 2-3 måneder at lægge lønadministrationen hos en ekstern partner

Hvilke opgaver ligger hos dig?

Du har besluttet ikke længere at have en intern løn- eller regnskabsfunktion. Du har fundet en ekstern partner, men hvem gør egentlig hvad?

Her er det vigtigt at understrege, at selvom outsourcing af jeres løn- og/eller regnskabsfunktion ikke sker fra dag til dag, så ligger hovedparten af arbejdstimerne hos leverandøren. Som kunde består din vigtigste opgave i at give adgang til de relevante systemer med løn- og regnskabsdata, være omhyggelig med at beskrive specifikke ønsker og behov og stå til rådighed ved evt. spørgsmål.

Med Azets som partner sørger vi for at køre al data over i nye systemer (hvis ikke vi fortsætter i jeres eksisterende systemer). Vi tager hånd om implementering, opsætning, integrationer, løbende tests osv. og sørger for at holde dig orienteret om de fremskridt, der sker.

Hvem skal bruges i din virksomhed?

I løbet af onboarding-processen vil der være brug for forskellige medarbejdere i din virksomhed. Hvem der er brug for på hvilket tidspunkt afhænger af ansvarsfordelingen i din virksomhed. Vores erfaring med at overtage lønadministration og regnskab for store og små virksomheder viser dog, at følgende medarbejdere som hovedregel altid vil komme i spil:

• Indledende faser: ledelse og løn-/regnskabsansvarlig
• Mellemliggende faser: løn-/regnskabsansvarlig og it-ansvarlig
• Afsluttende faser: ledelse og løn-/regnskabsansvarlig

Er der tænkt på diskretion og omtanke?

I visse tilfælde kan det være nødvendigt med en høj grad af diskretion, når det bliver besluttet at lægge løn- eller regnskabsfunktion ud af huset. Der kan være en gruppe af medarbejdere, som af naturlige årsager ikke skal informeres eller inddrages, før tid er. I en sådan situation er det vigtigt, at du vælger en samarbejdspartner, som har erfaring med disse processer. Leverandøren skal med professionalisme og omtanke vide, hvordan der bliver skabt en god løsning, som kommer hele vejen rundt og også inddrager de medarbejdere, der bliver berørt af beslutningen.