Azets' aktuelle nyheder inden for løn og HR - Q4, 2015

Husk at fjerne 70-års reglen i ansættelseskontrakterne inden 1. januar 2016

Fra 1. januar 2016 vil det både være ugyldigt og en overtrædelse af ansættelsesbevisloven, hvis der i en medarbejders ansættelseskontrakt står, at ansættelsesforholdet ophører, når medarbejderen fylder 70 år.

Hvis ansættelseskontrakten ikke er korrigeret inden den 1. januar 2016, kan det betyde, at virksomheden kommer til at betale en godtgørelse til medarbejderen for overtrædelse af ansættelsesbevisloven.

Hvis en virksomhed håndhæver 70-årsreglen efter den 1. januar 2016, kan det også føre til en sag om brud på forskelsbehandlingsloven. En sådan overtrædelse kan ende med en betydelig godtgørelse til den forurettede medarbejder.

Kun i to situationer kan man som virksomhed undgå at skulle fjerne 70-års reglen inden den 1. januar 2016:

1) Reglen følger af en kollektiv overenskomst og kan opretholdes i overenskomstens løbetid.

2) Medarbejdere, der fylder 70 år inden den 1. januar 2016, skal ikke have en ny kontrakt, da fratrædelsen sker inden lovændringen træder i kraft.

Azets anbefaler, at man som virksomhed allerede nu begynder at tilrette sine ansættelseskontrakter eller udsende kontraktstillæg, så ansættelseskontrakterne er korrekte senest den 1. januar 2016. Det bør samtidig overvejes at give sine ansættelseskontrakter et sundhedstjek, så eventuelle andre fejl og mangler kan blive korrigeret ved samme lejlighed.

Kontakt en af Azets' konsulenter, hvis du ønsker hjælp til at gennemgå ansættelseskontrakterne og få udarbejdet en oversigt over fejl og mangler med henblik på en opdatering.

Højesteret siger ok til forkortet ferievarsel allerede ved indgåelsen af en ansættelse

Ifølge Ferieloven har lønmodtagere ret til fem ugers ferie. De tre uger kaldes hovedferien, og de resterende to uger kaldes restferien.

Hvis en arbejdsgiver ønsker at varsle afholdelse af ferie, skal dette ifølge Ferieloven ske således, at hovedferien varsles med tre måneder og restferien med en måned.

Ovennævnte har bevirket, at en arbejdsgiver ikke har kunnet varsle hovedferie afholdt i opsigelsesperioden for en opsagt medarbejder, der har et opsigelsesvarsel på tre måneder eller mindre. Årsagen er, at perioden for varsel af hovedferie er længere, eller ligeså lang, som opsigelsesperioden.

Ferieloven indeholder dog en undtagelse til ovennævnte, hvorefter varslet for hovedferien kan fraviges ved en aftale mellem parterne. Spørgsmålet har herefter været, om en sådan aftale har kunnet indgås allerede ved starten af ansættelsen og dermed uden for en aktualiseret opsigelsessituation.

Forkortet ferievarsling under opsigelse

Det er nu fastslået med en dom fra Højesteret, at arbejdsgiveren og medarbejderen kan aftale allerede i ansættelseskontrakten, at arbejdsgiveren med en måneds varsel kan bede en opsagt medarbejder om at afholde hovedferien i opsigelsesperioden.

Azets anbefaler, at man som arbejdsgiver overvejer brugen af forkortet ferievarsel som en standard i sine kontrakter. Det skal understreges, at hvis en bestemmelse om forkortet ferievarsel indsættes, er det et krav, at formuleringen er klar og tydelig. Ved at indføre forkortet ferievarsel som en standard, har man som arbejdsgiver mulighed for at vælge, om man vil benytte sig af bestemmelsen fra sag til sag.

Den nye EU persondataforordning vil få betydning for dig

En ny persondataforordning ventes vedtaget sidst på året med en toårig ikrafttrædelses­periode.

Den hurtige teknologiske udvikling med stigende indsamling, anvendelse og udveksling af data har nødvendiggjort en væsentlig opdatering af reglerne for persondata. Med den nye forordning ønsker EU at forbedre rettighederne for EU-borgere i forhold til beskyttelse af personoplysninger.

Forslaget, som det ser ud i dag, stiller væsentligt højere krav til virksomhederne, der blandt andet vil blive pålagt at:

• udpege en databeskyttelsesansvarlig. Den databeskyttelses­ansvarlige skal kontrollere og indføre interne retningslinjer og foranstaltninger til sikring af en forsvarlig omgang med personoplysninger.
• informere myndighederne om brud på persondatasikkerheden.

Den nye forordning vil desuden medføre, at den registrerede person skal have lettere adgang til sine egne personoplysninger og mulighed for at blive ”slettet”, hvis personen ønsker det. 

Den nye persondataforordning vil gælde for alle lande i EU, og sanktionerne vil blive væsentligt skærpede. Der lægges op til, at bødeniveauet for overtrædelse af forordningens bestemmelser kan løbe op i EUR 100 mio. eller 2 % af virksomhedens årlige omsætning.

Azets vil orientere nærmere, når forordningen er vedtaget.

Rejsende lønmodtagere og skattefrie godtgørelser – få styr på din kontrolforpligtelse – det kan blive dyrt at lade være

Hvert år udbetaler danske arbejdsgivere store skattefrie beløb til deres medarbejdere, når de rejser i forbindelse med arbejdet.  Det drejer sig om kørselsgodtgørelser og godtgørelser til dækning af kost, logi og småfornødenheder.

Som arbejdsgiver er du forpligtet til at kontrollere, at alle betingelserne for at udbetale skattefrie godtgørelser er til stede, da du i modsat fald kan risikere at skulle betale skatten af de udbetalte godtgørelser.

SKAT har i år kørselsbilag og rejsegodtgørelser som et af deres indsatsområder, og der er derfor god grund til at læse videre, så du sikrer, at du som arbejdsgiver overholder reglerne.

Skattefri befordringsgodtgørelse

Satserne

Som arbejdsgiver kan du udbetale skattefri befordringsgodtgørelse, når din medarbejder anvender egen bil, motorcykel, knallert – og i princippet cykel – til erhvervsmæssig kørsel i forbindelse med arbejdet.

Reglen gælder uanset, om der er tale om erhvervsmæssig kørsel i Danmark eller i udlandet.

Der kan i 2015 skattefrit udbetales følgende:

Kørsel i egen bil eller på motorcykel	Skattefri sats
Indtil 20.000 km/år	Kr. 3,70/km
Ud over 20.000 km/år	Kr. 2,05/km

Kørsel på egen knallert eller cykel	Skattefri sats
Pr. km	Kr. 0,52/km

Satsen for kørsel i egen bil er lavere end i 2014, da myndighederne har vurderet, at det er blevet billigere at have bil. Et af argumenterne er, at biler i dag kører længere på literen.

Udbetales der et højere beløb end de angivne satser, er hele beløbet som udgangspunkt skattepligtigt for medarbejderen.

Betingelserne for at udbetale skattefri befordringsgodtgørelse

En medarbejder kan få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse, hvis der er tale om erhvervsmæssig kørsel. Erhvervsmæssig kørsel defineres som:

• Kørsel mellem forskellige arbejdspladser for samme arbejdsgiver – f.eks. kundebesøg.
• Kørsel inden for samme arbejdsplads – f.eks. lufthavne eller havneanlæg.
• Kørsel mellem hjem og samme arbejdsplads i op til 60 arbejdsdage inden for en 12-måneders periode. Reglen betyder, at medarbejderen fra den 61. dag i perioden ikke længere kan få udbetalt skattefri befordringsgodtgørelse, da kørslen ikke længere anses for at være erhvervsmæssig. Medarbejderen kan i stedet gøre brug af det almindelige befordringsfradrag.

Arbejdsgivers kontrolforpligtelse

Som nævnt har SKAT i år skærpet fokus på området. I en af de seneste sager krævede myndighederne en efterbeskatning på over en halv million kr. Dette skyldtes blandt andet, at godtgørelsen for kørsel i december 2014 var blevet udbetalt til medarbejderne med lønnen i januar 2015, hvorved satsen var 2 øre for høj pr. km. Hele beløbet – og ikke kun det, der var udbetalt for meget – blev anset for skattepligtigt.

Kontrolforpligtelsen anses som udgangspunkt for opfyldt, hvis arbejdsgivers bogføringsbilag indeholder:

• Modtagerens navn, adresse og cpr.nr.
• Kørslens erhvervsmæssige formål – f.eks. et salgsmøde hos kunde
• Dato for kørslen
• Kørslens mål og eventuelle delmål
• Antallet af kørte kilometer
• Den anvendte sats
• Selve beregningen af befordringsgodtgørelsen

Herudover skal det fremgå af de underliggende bilag, at arbejdsgiveren har ført den fornødne kontrol.

Skattefri rejsegodtgørelse

En medarbejder kan være berettiget til at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse, hvis medarbejderen er på rejse for sin arbejdsgiver, og rejsen varer i mere end 24 timer.

Satserne

Der kan i 2015 skattefrit udbetales:

Rejsegodtgørelse	Skattefri sats
For kost og småfornødenheder (kan udbetales i op til 12 måneder)	Kr. 471/døgn Kr. 19,63/påbegyndt time for tilsluttende rejsedag
For logi (kan udbetales i op til 24 måneder)	Kr. 202/døgn

Godtgørelsessatsen for udgifter til kost skal reduceres med henholdsvis 15 % for fri morgenmad, 30 % for fri frokost og 30 % for fri middag. Dette efterlader 25 % af godtgørelsen, der dækker småfornødenheder som kaffe, en avis osv.

Betingelserne for at udbetale skattefri rejsegodtgørelse

Som nævnt kan en medarbejder være berettiget til at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse, hvis medarbejderen er på rejse for sin arbejdsgiver, og rejsen varer i mere end 24 timer.

I skattemæssig forstand er en medarbejder på rejse når:

• Medarbejderen opholder sig på et midlertidigt arbejdssted, det gælder således også udstationeringer, OG
• Afstanden mellem medarbejderens bopæl og det midlertidige arbejdssted ikke giver mulighed for at overnatte på sædvanlig bopæl, ELLER
• Medarbejderen er på tjenesterejse, f.eks. kursus og lignende, for arbejdsgiveren og derfor ikke har mulighed for at overnatte på sin sædvanlige bopæl.

Arbejdsgivers kontrolforpligtelse

Arbejdsgiveren skal føre kontrol med rejsens erhvervsmæssige formål og delmål, antallet af rejsedage, herunder rejsens start- og sluttidspunkt samt kontrollere de satser, der er anvendt.

Opfylder rejsen ikke betingelserne, er godtgørelsen skattepligtig A-indkomst for medarbejderen.

SKAT har på det seneste rejst kravet om betaling af den manglende A-skat og AM-bidrag direkte mod arbejdsgiveren, som dermed er gjort overordnet ansvarlig. I en af de seneste sager blev arbejdsgiveren pålagt at betale knap 2,5 millioner kr., da arbejdsgiveren ikke havde ført en effektiv kontrol med, at betingelserne for skattefrihed var opfyldt.

Udbetalingen af skattefri rejsegodtgørelse OG arbejdsgiverens kontrol skal således være ordentligt dokumenteret. Dokumentation forudsætter, at de nævnte oplysninger fremgår af arbejdsgiverens bogføringsbilag og er synligt kontrolleret af arbejdsgiveren, eksempelvis i form af en underskrift eller et stempel.