Jyllingehallerne om outsourcing af løn- og økonomi

Nu kan vi koncentrere os om halaktiviteterne

Jyllingehallerne er et moderne idræts- og svømmecenter, der er velegnet til såvel daglig idræt for idrætsklubber og skoler samt til større opvisninger og turneringer samt møder, fagmesser og kulturelle arrangementer. Driften ligger i et andelsselskab med begrænset ansvar og her er midlerne ikke ubegrænsede. Det er baggrunden for, at Azets i dag varetager de administrative opgaver, der knytter sig til løn og bogholderi.

Efter etableringen af den nye Roskilde storkommune i 2007 kunne vi konstatere, at der ville blive færre midler til foreningslivet og derfor har vi i bestyrelsen gennemført en række tiltag inklusive et LEAN-projekt med en ekstern konsulent, hvor vi har set på nye løsninger inklusive outsourcing af regnskabsfunktionen og de dele af administrationen, der ikke kan henregnes som kerneaktiviteter, fortæller Lars Lindskov, der er formand for hallernes bestyrelse.

Flere midler til aktiviteter

Azets har stor erfaring med at varetage løn- og økonomifunktionen for virksomheder af alle størrelser og inden for alle brancher. Outsourcing af hele funktionen eller dele af den betyder, at der kan frigøres såvel midler som ressourcer til kerneforretningen og det er netop, hvad aftalen har betydet for Jyllingehallerne.

- 7.000 mennesker bruger halkomplekset hver uge og de stiller høje krav til standarden i komplekset. Det betyder, at vi fra hallernes bestyrelses side er nødt til at være meget fokuserede på, at kunne levere et konkurrencedygtigt set-up, hvor vores administrative omkostninger er i bund samtidig med at graden af ledelsesinformation til bestyrelse og halinspektør er i top. Aftalen med Azets har betydet, at der nu er skabt større råderum i økonomien til at få gennemført nogle af de mest påtrængende vedligeholdelsesarbejder, som vi ellers har måttet udskyde af hensyn til økonomien, siger Lars Lindskov.

Match mellem kompetencer og brancher

En outsourcing-aftale med Azets giver større tryghed og mindre sårbarhed i hverdagen, men betyder også adgang til opdateret viden og kompetencer, der rækker ud over, hvad der kan forventes i en mindre administration som den i Jyllingehallerne. Her er kun ansat ganske få medarbejdere, som ikke kan have det fulde overblik over alt, hvad der sker på området, og hvordan man bedst håndterer forretningsgangen - eksempelvis med opdaterede IT-løsninger skræddersyet til opgaven.

- Gennem de senere år var vi landet i et krydspres mellem stigende kapacitetsomkostninger på den ene side og faldende indtægter på den anden. I stedet for at file lidt her og der på de enkelte budgetposter valgte bestyrelsen at forestå en radikal omlægning af administrationen og opgaveudførelsen. Det er lykkedes og vi forventer allerede i det kommende budgetår at komme ud med et forbedret resultat.

Derudover har vi også opnået en mere effektiv og kompetent opgaveløsning, fordi vi nu kan trække på Azets' viden og erfaringer, som bunder i et vidtforgrenet kundenet og et indgående kendskab til alle regler og procedurer. Det betyder, at vi kan koncentrere os om at styrke aktiviteterne i Jyllingehallerne og bruge kræfterne på det, som vi er bedst til. Samtidig har vi fået råd til lidt mere, så vi kan skabe de bedste forhold for brugerne og medarbejderne, udtaler Lars Lindskov.

Styrket ledelsesgrundlag

Aftalen med Azets har betydet, at Jyllingehallernes ledelse og ansatte nu har fokus på kerneforretningen, som er at drive et idræts- og kulturcenter - ikke at administrere. - Det er selvfølgelig helt afgørende, at der er tillid mellem parterne i en sådan aftale, og at vi får de tal vi skal bruge for at kunne følge op på tingene. Vi skulle lige igennem et systemskifte og en ændring af arbejdsgangene og det gav lidt turbulens. Efter indkøringsfasen kan jeg konstatere, at vi har fået et højere niveau for ledelses-informationen og økonomiske rådgivning til bestyrelsen samt adgang til større kompetencer inden for personaleadministration, bare for at nævne nogle eksempler. Vi er meget tilfredse med samarbejdet, slutter Lars Lindskov.

Fakta

Hal-kompleks med sportshaller, møde- faciliteter og boldbaner mm.

Beskæftiger seks fuldtidsansatte under ledelse af en halinspektør

www.jyllingehallerne.dk

Har du lignende udfordringer

Læs mere om regnskab

Læs mere om lønadministration

Udfordring:

• Behov for en reduktion i lønomkostningerne
• Behov for mere effektiv administration

Løsning:

• Aftale med Azets
• Outsourcing af løn og regnskab

Resultat:

• Korrekt lønudbetaling
• Effektiv administration
• Omkostningsreduktion
• Fokus på kerneopgaver
  og -ydelser
• Mindre sårbare