Outsourcing af regnskabsfunktionen giver Operator Systems tid til kerneforretningen

Risiko for flaskehalse ved sygdom eller fravær - og ønsket om at få udført regnskabsopgaverne med den nyeste viden - er årsagerne til, at software-virksomheden Operator Systems A/S har valgt at outsource virksomhedens økonomi- og lønopgaver til Azets. Op til to gange om ugen har Azets en erfaren regnskabsmedarbejder siddende hos Operator Systems i Herlev.

Effektivisering og procesoptimering er afgørende for virksomheden, der leverer Manufacturing Execution Systems (MES) til produktionsvirksomheder. Som mange andre virksomheder bliver Operator Systems hurtigt belastet unødvendigt af omkostninger og risikerer forsinkelse f.eks. i faktureringsprocessen, hvis en deltidsansat regnskabsmedarbejder bliver syg eller af anden årsag pludselig er fraværende og efterlader opgaver, der skal løses.

- "Regnskabsfunktionen er afgørende for virksomheden, og denne skal lige som de andre dele af organisationen køre fejlfrit og smidigt. Af denne grund ser vi det også som usikkert at ansætte en deltidsmedarbejder til de begrænsede regnskabsopgaver, der er i virksomheden. For er denne syg eller fraværende, er vi yderst sårbare i forhold til at få processet de opgaver, som skal løses her og nu. Ved ikke at skulle bekymre os om sygdom eller ferie ligger der dermed en indbygget gensidig konkurrencedygtighed i vores setup med en outsourcet økonomi- og lønfunktion, mens vi samtidig kan fokusere på vores kerneforretning," fortæller administrerende direktør Tommy Vincentz Larsen.

Virksomheden blev grundlagt i 2004 af Henrik Jacobsen, der i dag er teknisk direktør. I 2010 overtager Tommy Vincentz Larsen en større del af virksomheden og indtræder som Partner og Adm. Direktør. Hovedkonceptet er virksomhedens MES og OEE-systemer, der forbinder kundernes forretningssystemer (ERP) med maskinerne i produktionen og sikre en løbende effektivitet og overvågning. Her sikrer en automatisering af produktionsprocesserne en højere hastighed og mere nøjagtighed i produktionen – modsat situationen i mange mindre produktionsvirksomheder, hvor processerne ofte bliver udført manuelt og hvor der ingen opfølgning er på effektiviteten på maskiner og processer.

Outsourcing-aftale på 5 år

På trods af en kundeportefølje med over 130 installationer i både ind- og udland er der internt i virksomheden ikke opgaver nok til at ansætte en regnskabsmedarbejder på fuld tid. Derfor valgte virksomheden at outsource løn- og regnskabsfunktionen til Azets, der nu i mere end fem år har haft den samme medarbejder siddende hos Operator Systems en til to gange om ugen.

- "Økonomifunktionen kræver i dag en faglighed, som en mindre intern stab ikke ville kunne levere lige så godt og hurtigt som en stor ekstern spiller kan. En af fordelene ved samarbejdet med Azets er, at de internt er opdateret og sparrer med hinanden om den nyeste viden inden for økonomistyring og lønkørsel."

Hvis vi selv skulle ansætte en ressource, ville vi være afhængige af dennes vidensniveau og kompetencer, men med opgaveløsning og fakturering på tværs af grænser kræver det meget. Samtidig ville vi i visse perioder risikere at stå med overkapacitet i regnskabsfunktionen, fordi der ikke er opgaver nok til en fuldtidsstilling.

Faglig ballast giver ro i sindet

Fordi medarbejderen ikke er en tilfældig vikar, men en fast medarbejder fra Azets, der tillige har koncernen Azets' mangeårige faglige ballast og troværdighed i ryggen, har det givet ro i sindet hos ledelsen hos Operator Systems.
- "Azets har dette som deres kerneopgave. Derfor har jeg været helt tryg ved at overlade opgaverne til en medarbejder, de har sagt god for. Vores revisor er også tilfreds med den faglige kvalitet. De ting, medarbejderen leverer, lever op til alle standarder – også standarder, jeg ikke selv kendte til," siger Tommy Vincentz Larsen og fortsætter:
- "Når hun er her, er hun Operator Systems-medarbejder, til hun går ud af døren om eftermiddagen. Hvis hun taler med vores kunder, optræder hun som vores repræsentant. Men det er Azets, der tager sig af sygemeldinger, ferie og lignende. Så vi har med dette setup fået det bedste fra begge verdener, og samarbejdet bliver ved med at køre, så længe vi har opgaver inden for regnskab og løn."