Løn, bonus, firmabil og lignende incitamenter har typisk været de afgørende elementer ved tiltrækning og fastholdelse af medarbejdere. Men med et arbejdsmarked i hastig forandring stilles der nye krav til virksomhederne, som må gentænke deres arbejdsmiljø og jobpakker for at fastholde deres attraktivitet som arbejdsplads for eksisterende medarbejdere og fremtidens talenter.

De stigende krav fra arbejdsstyrken mærkes også hos Nordens største facility management-koncern, Coor, der for et par år siden refokuserede sin HR-strategi for at styrke sit employer brand som arbejdsplads. En strategi, som koncernen konstant kalibrerer og justerer til forholdene.

"Arbejdsstyrken er blevet mere individualiseret, hvilket lægger et øget pres på HR-funktionen for at tilpasse jobpakken til den enkelte medarbejder og medarbejdergruppe. Og de seneste år har vi i alle led på funktionærniveau oplevet en stigende efterspørgsel på større fleksibilitet og individuelle aftaler, som tager hensyn til den enkeltes livssituation og ønsker til fremtiden" fremhæver HR-direktør Ulla Amtoft fra Coor A/S.

De seneste år har koncernen derfor udarbejdet mange individuelle aftaler med akademikere, ledere og specialister om alt fra formaliserede hjemmearbejdsdage og en 37 timers arbejdsuge fordelt på fire arbejdsdage til specialisering, efteruddannelse og ekstra fridage. 

Samtidig må virksomheden engang i mellem udarbejde særaftaler om fx specialisering eller tillæg for de ansatte på overenskomst.

HRM-systemer frigiver tid til strategi

For at kunne arbejde mere strategisk med HR-funktionen og levere rådgivning helt ud i frontlinjen har Coor haft stor gavn af deres HRM-system Epos HR fra Azets. Systemet understøtter alle processer i forbindelse med HR-driften - lige fra rekruttering over medarbejderdata og overenskomstforhold til kurser og løn.

"Når vi har styr på de grundlæggende informationer, har vi mulighed for at analysere data på tværs af en organisation med 3.600 medarbejdere. Det giver os vigtig viden, der er afgørende for, hvordan vi sætter ind strategisk og operationelt for at rekruttere og fastholde vores arbejdsstyrke", understreger Ulla Amtoft og fortsætter:

"Det er vigtigt, at Azets kender vores forretning indefra, da de herved bedre kan bistå med at opdatere vores processer og systemer, så vi kan træffe beslutninger og tilpasse jobpakkerne på det bedst mulige grundlag og med effektive processer undervejs."

Systemerne fra Azets gør det ikke alene. Der er også behov for sparring og rådgivning om udnyttelse af systemerne. Her opdaterer Azets løbende gamle og nye systemer fra opkøbte virksomheder til Coors standard, så ledelsen altid er opdateret med nøgledata og et aktuelt beslutningsgrundlag.

Fleksibilitet prioriteres højt 

Ifølge Ulla Amtoft gør høj fleksibilitet forskellen i forhold til accept af en stilling i virksomheden. Fleksible arbejdstider og hjemmearbejdsdage vægtes højt hos medarbejderne, så de bedre kan udfolde egne aktiviteter og planlægge familielivet.

"Hvor løn hidtil har været afgørende for fastholdelse og jobskifte, er fleksibel arbejdstid i højere grad blevet et vigtigt kriterium. Derfor har vi haft særlig fokus på udviklingen af organisatoriske rammer samt et åbent mindset hos ledelsen i alle afdelinger for at tilstræbe så høj fleksibilitet som muligt", fortæller Ulla Amtoft og uddyber:

"Nu er det derfor mere op til den enkelte at definere sin arbejdstid sammen med sin leder. Mange foretrækker den typiske arbejdstid 8-16, men værdsætter samtidig fleksibiliteten, hvis de har særlige aktiviteter. Og så er der de medarbejdere, der har tilpasset arbejdstiden efter deres hobby. Vi har f.eks. en medarbejder, der gerne vil ro i kano om formiddagen og derfor ændrer sin arbejdstid disse dage."

Hvor det er forholdsvist nemt for Coor at være fleksible på funktionærsiden, er det mere krævende for virksomheden at tilpasse i forhold til deres mange servicemedarbejdere. Her skal arbejdstiden nemlig udfyldes i forhold til de kundekontrakter, Coor skal leve op til.

"Selv her forsøger vi at imødekomme medarbejdernes ønsker. Det sker gennem løbende dialog med den enkelte leder, som medarbejderne har en-til-en samtale med hver måned.  

Her har HR givet lederne en række værktøjer til at tage dialogen med den enkelte, men også arbejde med fremadrettet planlægning via Epos HR, så der skabes plads til ønskerne. Vi kalder det ”hjælp til selvhjælp”, idet lederne når at gribe og løse problemerne, før de opstår i driften", fortæller Ulla Amtoft.

Kompetenceudvikling også attraktivt

Ifølge Ulla Amtoft prioriteres kompetenceudvikling også højt af medarbejderne – og mange ser det ofte som en større værdifaktor end selve lønnen. Personlig og faglig udvikling er derfor blevet et vigtigt kriterium, der drøftes under løn- og rekrutteringssamtaler, og det har stor betydning for, om man bliver i virksomheden og er tilfreds med sin stilling.

"De fleste af vores medarbejdere vil gerne dygtiggøre sig. Derfor er der stort fokus på at drøfte mulighederne for den enkelte medarbejderes udvikling, drømme og ønsker for fremtiden. Det gælder både på funktionærsiden men også servicemedarbejderne, der kan videreuddanne sig til teamledere, dygtiggøre sig og udfolde deres potentiale", siger Ulla Amtoft, der registrerer såvel ønsker som faglig udvikling af den enkelte medarbejder i Epos HR.

Coors samarbejde med Azets er et godt eksempel på, at digitalisering og nytænkning kan anvendes til, at Coor som virksomhed kan fokusere på sin kerneforretning, og at HR-funktionen kan arbejde mere strategisk mens HRM-systemerne tager sig af det manuelle arbejde.

Coor er en af Nordens ledende service management og facility services-virksomheder. De har mange års erfaringer, en kundeorienteret tilgang, en stærk servicekultur og fokus på forbedringer og innovation. 

• Etableret i 1998, dengang som en del af Skanska-koncernen.
• Én af Nordens ledende service management og facility services-virksomheder.

Services fra Azets

• Epos HR

Udfordring

• For meget tid på administration og drift
• Mangler effektivt overblik over data, ansvar og opgaver
• Bruger unødige ressourcer på at holde sig opdateret 
• Behov for at frigøre tid til strategisk HR-udvikling

Løsning

• Epos HR, der understøtter alle administrative processer i forbindelse med hele HR-driften 
• Systemet sørger for, at alt er opdateret ift gældende lovgivning og overenskomster
• Epos HR giver overskuelig dataadgang til analyse og rapportering

Resultat

• Effektiv HR-drift
• Digitalisering af samtaler og styring af processen
• Automatisk indkaldelse af medarbejdere til HR-aktiviteter
• Automatiske påmindelser, der understøtter HR-afdelingens workflow
• Alle medarbejderdata er samlet og struktureret et sted
• Digital database giver overblik over medarbejderstamdata
• Frigør tid fra at holde sig opdateret på lovgivning og overenskomster, som i stedet kan anvendes på kerneopgaver