Boligkontoret Danmark har opnået et væld af fordele med Epos Portal

Bedre overblik, enklere arbejdsgange og mere gennemsigtighed med Epos Portal

Med Epos Portal har alle hos Boligkontoret Danmark fået bedre overblik - lederne, driftscheferne og medarbejderne. Medarbejderne kan for eksempel nu selv hurtigt slå op i Epos Portal og se, hvor mange feriedage de har tilbage.

Egentlig var det kun planen, at medarbejderne skulle kunne registrere deres fravær. Men nu registrerer de også både kilometerpenge, aftenmøder og timer i Epos Portal. Og der bliver udsigt til flere fordele, når det snart også bliver muligt for Boligkontoret Danmark at registrere afspadsering.

Det er slut med tårnhøje papirbunker

Tårnhøje papirbunker og data i massevis til manuel indtastning er nu afløst af enkle arbejdsgange og få klik for den enkelte medarbejder. Hos Boligkontoret Danmark har de både fået tømt papirkurvene én gang for alle og fået frigivet arbejdstimer. ”Vi er fordelt på mange kontorer rundt omkring i landet”, indleder Benedikte Ginderskov, der er Souschef i Personaleafdelingen og leder af Lønafdelingen hos Boligkontoret Danmark, om baggrunden for, at de valgte at implementere Epos Portal. ”Tidligere var det den enkelte driftschefs ansvar at sende alle data om medarbejdernes ferie og fravær ind til Lønafdelingen, som så sad og tastede alle data manuelt ind i et system”, fortæller Benedikte Ginderskov, og forklarer videre: ”Der lå bunker af papirer hver måned, der skulle tastes ind. Dem er vi fri for nu. Data behøver blot ét klik – foretaget af medarbejderen selv, der taster det ind i Epos Portal.”

Det er dog ikke kun Lønafdelingen, der har fået en nemmere hverdag, påpeger Benedikte Ginderskov: ”Det er også blevet meget nemmere for lederne at godkende medarbejdernes indtastninger nu - det klarer de på et øjeblik. Før foregik det hele på papir - det var både mere besværligt og tidskrævende. Processen kunne hurtigt blive forsinket, og papirerne kunne for eksempel gå tabt i posten. Nu har vi i Lønafdelingen alle data med det samme, de er tastet ind, og vi har godkendelserne fra lederne, så snart de har trykket på knappen. Og en leder kan indsætte en stedfortræder ved f.eks. ferie. Så selvom der er ferie, kommer informationerne stadig videre i systemet og ligger ikke og strander på den pågældende leders skrivebord.”

Bedre medarbejderpleje som sidegevinst

Epos Portal har hos Boligkontoret Danmark vist sig nyttig som meget andet end en dataregistreringsportal: ”Lederne går meget op i, at det fungerer godt, og at alt bliver tastet ind. Blandt andet er det nemt for dem nu at få et overblik over, hvilke medarbejdere, der f.eks. ikke får holdt den ferie, de skal, eller som har meget ferie i overskud. Epos Portal er derfor også et godt redskab til at sikre en bedre medarbejderpleje”, forklarer Benedikte Ginderskov, der desuden har opnået en anden positiv sidegevinst: ”Vi kan i Epos Portal lave udtræk på mange forskellige parametre og på den måde hurtigt få overblik over mange medarbejderes data” nævner hun som eksempel og uddyber: ”Og vi kan registrere mange andre data end blot fravær, bl.a. aftenmøder. Der bliver holdt aftenmøder i de enkelte boligforeninger, og de timer, medarbejderne bruger på disse møder, kan ikke blot registreres som deres øvrige arbejdstimer. Aftenmøderne skal registreres særskilt, bl.a. fordi der skal føres særlige statistikker over dem. Det er Epos Portal også et rigtig godt værktøj til at klare for os”, pointerer Benedikte Ginderskov.

Webbaseret portal med mange fordele

Ikke kun lederne, men også medarbejderne, har taget godt imod Epos Portal: ”De kan jo også se store fordele ved Epos Portal - både f.eks. deres restferie men også gamle data, som de har adgang til i historikken i Epos Portal, har de nu nem adgang til”, forklarer Benedikte Ginderskov og fremhæver desuden tilgængeligheden som en stor fordel: ”Lige meget hvor en af os er i verden, kan vi altid logge ind på Epos Portal og hente data eller indtaste vores registreringer. Det er smart og en stor fordel ved systemet, at det er webbaseret”, pointerer hun. Og det åbner samtidig døren for en anden fordel - nemlig muligheden for at anvende Epos Portal som et videndelingsforum: ”Vi har bl.a. vores personalehåndbog, overenskomster, standardkontrakter, lønsedler og MUS-skemaer liggende under menupunktet ’Nyttige links’ på forsiden - vi bruger simpelthen Epos Portal som en videnportal. Det gør det nemt for alle medarbejdere at finde disse vigtige informationer – og de kan hente dem, lige meget hvor de er i verden. Det er en hurtig måde for medarbejderne at få fat i vigtige dokumenter”, påpeger Benedikte Ginderskov, der har en klar holdning til, om hun vil anbefale Epos Portal til andre: ”Ja, helt bestemt. Til alle dem, jeg hører, der bokser med manuelle indtastninger af ferie, sygdom og kilometer. Vi lægger ansvaret for indtastningerne over på medarbejderne. Og det er medarbejderne glade for, for det giver dem både indsigt og overblik. Samtidig minimerer vi risikoen for fejl, fordi data kun skal registreres én gang”, slutter Benedikte Ginderskov.

Om Boligkontoret Danmark

Boligkontoret Danmark er en almen boligadministration, der administrerer cirka 32.000 boliger for 60 boligorganisationer og 41 øvrige samarbejdspartnere – herunder kommuner og regioner.

Mere end 100 engagerede medarbejdere på 13 afdelings- og lokalkontorer yder det nærvær, som en fleksibel og lokalt forankret organisation kan tilbyde. Udlejning og kontakt til beboere, bestyrelser og samarbejdspartnere sker fra de decentrale kontorer.

Boligkontoret ledes fra hovedkontoret i Lundsgade i København, hvor 56 medarbejdere sørger for backup og støtte til de lokale kontorer. 18 medarbejdere i byggeafdelingen i København og Viborg styrer byggesager for medlemmer og samarbejdspartnere.

www.bdk.dk

Udfordring:

• Mange manuelle indtastninger for tid og fravær
• Store og til tider uoverskuelige mængder data

Løsning:

• Epos Portal

Resultat:

• Bedre overblik
• Enkle arbejdsgange
• Medarbejdere kan selv registrere tid, fravær, kørsel, aftenmøder mv.
• Alle kan se status på egne restferiedage
• Tidsbesparelse
• Nemt for ledere at godkende indtastninger

Har I lignende udfordringer?

Læs mere om Epos Portal her