Metro Service anbefaler Epos HR og Epos Rekruttering

Godt samarbejde om skræddersyet løsning

Med ansvaret for 54 millioner passagerer årligt i Københavns Metro skal Metro Service A/S leve op til skrappe myndighedskrav vedrørende procedurer, kvalifikationer og medarbejdertests. Det stiller tilsvarende krav til selskabets HR-løsning.

Metro Service A/S driver og vedligeholder Københavns Metro og har 280 medarbejdere, der alle er involveret i driften og serviceringen af de mange passagerer. Metro Service har for 5. år i træk vundet prisen som Verdens Bedste Førerløse Metro.

Store krav til ny løsning

Efter en periode med en delvis rekrutterings- og HR-løsning og med meget manuelt arbejde indledte Metro Service for nogle år siden arbejdet på at finde en ny løsning. Den nye løsning skulle fungere sammen med tidsregistreringssystemet ProMark, og ikke mindst skulle den leve op til de skrappe krav til træning, tests og dokumentation.

Fordi Metro Service befordrer passagerer, er de underlagt skrappe myndighedskrav med hensyn til procedurer, kvalifikationer, uddannelse, tests og sikkerhed. Det skal hele tiden kunne dokumenteres, at medarbejderne er i stand til at løse opgaverne, og derfor skal de løbende gentrænes og gentestes.

Det stiller tilsvarende krav til HR-løsningen. ”Det vigtigste krav til systemet var, at det kunne håndtere informationerne og dokumentationen i forhold til sikkerhedskravene – med mindst mulig manuel administration”, fortæller Erling Krog, der er Training Manager hos Metro Service A/S

”Vi var ude og undersøge en række systemer. Ud over kravene til, hvad systemet skulle kunne håndtere af informationer, lagde vi også stor vægt på, at medarbejderne skulle have størst mulig indsigt i deres egne data og kunne udføre så mange funktioner som muligt selv”, fortæller Erling Krog om arbejdet forud for valget af løsning. Han fortsætter: ”Vi så en høj brugervenlighed i Epos, som vi ikke fandt tilsvarende i andre løsninger. Vi fik nogle referencer og var også ude og besøge andre virksomheder, der brugte Epos. Det gav os ro i maven”.

Metro Service fik først implementeret Epos Rekruttering og derefter Epos HR med undermodulerne Basis, Dialog og Kursus.

Udvikling i samarbejde med Azets

For at få en løsning, der var optimal i forhold til Metro Service’s behov, valgte virksomheden at få skræddersyet kursus-undermodulet. ”Vi vurderede, at det kunne betale sig og valgte at investere i en tilpasning af løsningen, så det dels kunne imødekomme dokumentationskravene og dels automatisk kunne løse de fleste opgaver, der tidligere blev gjort manuel”, fortæller Erling Krog.

Det blev til et tæt samarbejde med Azets, hvor der var knyttet en fast konsulent og nogle udviklere på opgaven.

Erling Krog uddyber: ”Vi var i en meget tæt proces med Azets. Vi havde på forhånd nogle kravspecifikationer, men ved at Azets stillede en række udfordrende spørgsmål, blev vi skarpere på disse krav. Der opstod også ting, som ingen havde tænkt over på forhånd, og de blev løst løbende”.

Brugervenlig flade

Medarbejderne hos Metro Service har i dag fuld indsigt i deres stamdata, dokumentation, kontrakter, uddannelsesbeviser osv. Tilsvarende har lederne adgang til relevante informationer. Helt konkret fungerer uddannelsesprocessen i dag sådan, at HR løbende identificerer kursus- eller udviklingsbehov. De finder frem til det konkrete kursus eller aktivitet og lægger de tilhørende data i form af titel, indhold osv. ind i Epos.

Den enkelte medarbejder kan herefter tilmelde sig direkte eller lægge ønsker og begrundelser ind. Lederne forholder sig til disse og foretager sammen med HR en beslutning om deltagelse.

Efterfølgende kan virksomheden dokumentere hvem, der har deltaget, og hvornår, ligesom testresultaterne er noteret.

Interaktionen med timeregistreringssystemet betyder, at når en medarbejder bruger timer på en bestemt aktivitet, bliver det automatisk noteret i Epos, og medarbejderen bliver automatisk tilmeldt næste aktivitet.

Anbefaling

Erling Krog anbefaler gerne Azets til andre: ”Vi har et rigtig godt indtryk af Azets. Især samarbejdet omkring udvikling af kursusmodulet var godt”.

Fakta

Metro Service A/S er ansvarlig for den daglige drift og vedligeholdelse af Metroen i København. Virksomhedens 280 ansatte er både ufaglærte, faglærte og specialister fordelt over funktioner som kundeservice i togene, vedligeholdelse, administration og funktioner i kontrolrummet. Alt sammen for at sikre en stabil drift og sikkerhed for passagererne.

http://www.m.dk/

Udfordring:

• Underlagt skrappe myndighedskrav vedr. procedurer, kvalifikationer, tests og dokumentation
• Meget manuelt arbejde

Løsning:

• Epos HR, Basis, Dialog og Kursus (kursusmodulet blev skræddersyet)
• Epos Rekruttering

Resultat:

• Automatiserede processer
• Medarbejderindsigt
• God lederinformation
• Indtastninger decentraliserede
• Fungerer med tidsregistreringssystemet ProMark

Har I lignende udfordringer?

Læs mere om Epos HR her