Whistleblowerordning

Arbejdspladser på en vis størrelse skal have en whistleblowerordning implementeret, hvor bestemte typer af kritisable eller ulovlige forhold kan indberettes. Ordningen skal gøre det muligt at beskytte identiteten på anmelderen.

I 2021 lød kravet, at virksomheder på mere end 250 ansatte skulle etablere en whistleblowerordning, og den 17. december 2023 blev dette krav udvidet til også at gælde private virksomheder på mellem 50-249 ansatte. Læs mere om whistleblowerordninger her, og hvordan din virksomhed skal forholde sig til reglerne. 

Hvad er en whistleblowerordning? 

En whistleblowerordning skal give virksomhedens ansatte mulighed for at indberette eventuelle uregelmæssigheder inden for dansk ret eller EU-retten, vedrørende fx korruption, snyd med forhold inden for miljø- og forbrugerbeskyttelse, sikkerhed, finansielle/økonomiske transaktioner eller andre alvorlige forhold. Det står virksomheden frit for, også at vælge at invitere sine kunder og leverandører til at kunne indberette til virksomhedens whistleblowerordning. Den ansatte kan ikke bruge whistleblowerordningen til at klage over egne ansættelsesforhold, medmindre der er tale om alvorlige lovovertrædelser, som eksempelvis grove seksuelle krænkelser eller anden grov chikane.

Kravene til whistleblowerordningen og virksomhedens ansvar 

Virksomheden skal udpege en betroet (intern eller ekstern) person/enhed, der er uafhængig af virksomhedens ledelse, og som kan modtage indberetninger fra whistleblowere. Denne person/enhed har pligt til upartisk og fortroligt at undersøge indberetningens validitet og sikrer fortrolighed omkring whistleblowerens identitet. 

Loven beskriver en lang række formkrav til etableringen af whistleblower-enheden, herunder krav om at bekræfte modtagelsen af indberetningen senest 7 dage efter modtagelsen, omhyggeligt at undersøge og følge op på indberetningen, at varetage kontakten til whistlebloweren og, senest 3 måneder efter kvitteringen for modtagelsen af indberetningen, at give whistlebloweren feedback på indberetningen. 

Det er desuden et krav, at virksomheden kommunikerer tydeligt for alle medarbejdere og andre, der kan indberette til ordningen, hvor og hvordan der kan indberettes til whistleblowerordningen, fx i form af en whistleblowerpolitik, der er tilgængelig på virksomhedens hjemmeside og intranet. 

Endelig er virksomheden også pålagt at kunne dokumentere, at whistleblowerordningen er etableret, samt at den drives på en måde, der sikrer fortrolighed omkring whistleblowerens identitet og andre personers rettigheder omkring fortrolighed.

Få hjælp til varetagelsen af jeres whistleblower-ordning 

Det er med andre ord en omfattende opgave at få etableret en intern whistleblower-enhed, der lever op til alle lovens krav, især at sikre beskyttelse af indberetningen og whistlebloweren, samt at sikre den upartiske, juridisk korrekte og professionelle håndtering af indberetningerne, inden for de tids- og formkrav, som loven angiver. 

Derfor vælger nogle virksomheder også at indgå i et samarbejde med en ekstern partner, der varetager rollen som ekstern whistleblowerenhed. Så behøver den ansatte heller ikke at bekymre sig om eventuel manglende fortrolighed og upartiskhed, og den eksterne partner har sædvanligvis også god adgang til virksomhedens øverste ledelse, når der skal tages beslutninger omkring at handle på relevante indberetninger. 

Den eksterne partner kan sikre den professionelle og digitale håndtering af indberetninger og den efterfølgende undersøgelse. Men det er virksomheden selv, der ved tilsyn skal kunne dokumentere etablering af en whistleblowerordning. Virksomheden skal udpege en intern person, der er kontakt til en eventuel ekstern partner, samt skal sikre implementering og kommunikation af en whistleblowerpolitik.

Det skal en whistleblowerordning indeholde 

Hos Azets rådgiver vi virksomheder, der er i tvivl om, hvordan man helt konkret kommer i gang med at oprette en whistleblowerordning. Grundlæggende skal man overveje følgende:

1. De grundlæggende lovkrav 
   Det er et uomtvisteligt lovkrav at etablere en intern eller ekstern whistleblowerordning, så virksomheden skal kende lovkravene tilstrækkeligt, til at kunne leve op til de tilsyn, der givetvis følger loven. 
2. Interne vs. eksterne kompetencer og ressourcer 
   Hvilke kompetencer og ressourcer har virksomheden til at etablere og drive en intern whistleblowerordning, herunder kravet om fortrolighed og beskyttelse af whistlebloweren, samt en upartisk og korrekt undersøgelse af indberetningerne? Eller er det mere relevant for virksomheden at indgå partnerskab med en ekstern partner? 
3. Fortrolighed og beskyttelse af whistlebloweren 
   Udbyttet af whistleblowerordningen er muligheden for at få afdækket korruption, snyd og andre ulovligheder. Hvad skal der til, for at vores ansatte føler sig trygge ved at anvende virksomhedens whistleblowerordning, og sagerne bliver behandlet upartisk? 
4. Intern ansvarlig og kommunikation 
   Der skal udpeges en intern whistleblower-ansvarlig i virksomheden (også ved et samarbejde med en ekstern partner), og den interne politik skal udformes og kommunikeres. Det kan den eksterne partner ligeledes hjælpe med. Kommunikationen bør inkludere information om, hvordan man undersøger og rapporterer mistænkelige aktiviteter, og hvordan whistlebloweren vil blive beskyttet.
5. Opfølgning 
   Virksomhedens topledelse skal være tilgængelige for at handle på indberetninger og sikre, at eventuelle problemer og uregelmæssigheder vil blive løst. 

Lad os hjælpe jer på vej

Azets, der som Danmarks største outsourcingpartner inden for økonomi, løn og HR allerede varetager en lang række fortrolige og lovgivningsmæssigt bestemte opgaver for virksomheder, kan nu også tilbyde vores kunder rådgivning omkring etablering af en whistleblowerordning.

Læs mere her