Hos Azets er vi eksperter i outsourcing af regnskab og løn, og derfor vil vi gerne besvare alle de spørgsmål, I har til området. I dette indlæg besvarer jeg en stribe spørgsmål omkring fleksibilitet i en outsourcing-aftale, bl.a. hvordan man ændrer og justerer et outsourcing-samarbejde, når behovene i virksomheden ændrer sig?
Hvad hvis vi ind i mellem har brug for hjælp med ting, der ikke er omfattet af aftalen?
– Ændringer i virksomheden og medfølgende ændrede behov er noget, outsourcing-partneren er vant til at håndtere. Vi lever i en foranderlig verden, og uforudsete ting er mere reglen end undtagelsen. Derudover opstår der ofte komplekse spørgsmål om løn, skat, regnskab og jura, som leverandørens eksperter kan hjælpe med. Typisk faktureres kunden pr. medgået time for et sådant arbejde, som ikke er omfattet af aftalen. Du bør forvente at outsourcing-partneren også kan rådgive inden for områder som skat, moms, ansættelse mv. på samme niveau som en revisor.
Vores virksomhed er unik, og passer ikke ind i en standardproces. Hvordan gør vi så?
– Det sker faktisk, at en virksomhed er så unik og kompleks, at den ikke egner sig til outsourcing, da det ganske enkelt kan blive for ineffektivt og dyrt. I de fleste tilfælde er løsningen dog at finde fællestræk i forskellige økonomiprocesser og sammen finde frem til den bedste måde at arbejde på. Det er ikke usædvanligt, at der hos kunden er en del rutineopgaver, der udføres “som de altid er blevet udført”, som der kan findes mere effektive løsninger på, eller ting som kan udelades. Outsourcing handler jo ikke om at fjerne det unikke ved et selskab, men tværtimod om at tage sig af de administrative og tunge dele for at frigøre tid, så kunden kan fremme det, der er unikt, og arbejde med forretningsudvikling og vækst i stedet.
Hvis vores behov ændrer sig, for eksempel hvis vi reducerer organisationen eller opkøber andre virksomheder – hvor fleksibel er en outsourcet funktion så?
– Netop fleksibiliteten er en af grundene til, at mange virksomheder vælger at outsource. En outsourcet økonomifunktion er langt mere fleksibel, end når regnskab og løn håndteres internt. Hvis du vælger at outsource, bør du sikre dig, at du har et samarbejde, der giver dig mulighed for altid at kunne skrue op eller ned for ressourcerne og tilpasse dem til de aktuelle behov i virksomheden. I stedet for at du skal skille dig af med personale i nedgangstider eller gå igennem en dyr rekrutteringsproces under opsving, skal du hurtigt kunne ændre outsourcing-omfanget. Behovet for ressourcer og kompetencer ændrer sig over tid, og er noget, der kommunikeres i samarbejdet mellem kunden og leverandøren. Hvis virksomheden reduceres, vil den samlede pris for tjenesten normalt automatisk gå ned, fordi antallet af transaktioner samtidig reduceres.
Der stilles krav fra den internationale ledergruppe til, hvordan rapportering og ledelse skal se ud. Kan en outsourcing-partner tilpasse sig det?
– Hvis du har behov for særlig ekspertise i international rapportering og overvågning, måske endda konsolidering af flere selskaber i forskellige lande, kan det være klogt at kontrollere, at din potentielle outsourcing-partner har erfaring med dette. En række leverandører i branchen er meget dygtige på disse områder, mens andre fokuserer mere på danske virksomheder, ejerledede virksomheder mv.
Vi er en nordisk virksomhed og ønsker den samme leverandør i alle lande. Kan det lade sig gøre?
– Nogle outsourcing-leverandører har lokale kontorer i alle de nordiske lande, hvilket er en stor fordel for mange virksomheder. Kunden vil så modtage en kontrakt med en model for samarbejdet og en prisliste, der gælder for alle lande. Arbejdet er dog lokalt tilpasset i forhold til eksempelvis lokale skatte- og lønforhold, men holdt sammen af en central organisation, der ser helheden i opgaveudførelsen. Et stort plus er, hvis leverandøren tilbyder en fælles portal eller platform, hvor de kan samarbejde på tværs af grænser, og hvor ledere kan få et overblik.
Hvad hvis vi ikke er tilfredse? Hvordan gør vi, hvis vi ønsker at hjemtage funktionen?
– Både kunden og leverandøren har formentlig lagt stor energi i at implementere den aftalte løsning. For at undgå, at denne investering slår fejl og medfører høje afviklingsomkostninger, er det vigtigt at foretage en gennemgang af, hvad der ikke virker, og sammen identificere de tiltag, som kan forbedre samarbejdet. Hvis der ikke findes foranstaltninger, der kan sikre den nødvendige effekt, eller som det ville være for dyrt for parterne at gennemføre, kan det være nødvendigt at afvikle samarbejdet og lade arbejdet gå tilbage til kunden, eller at vælge en helt en ny leverandør til at varetage funktionen. Hvis det er tilfældet, skal man som kunde kræve, at leverandøren afsætter nok ressourcer til, at en ny aktør kan overtage processerne på kontrolleret vis, samt til at data kan overføres på en måde, som muliggør udførelse fra et nyt system, og at de juridiske krav på dokumentation og arkivering følges.
Det er en fordel, hvis det allerede ved indgåelse af kontrakten bliver dokumenteret, hvordan en mulig “exit” vil blive håndteret af leverandøren og kunden.
Fik du læst vores tidligere blogindlæg i serien?
Ellers kan du finde dem her:
Outsourcing - Samarbejde og kvalitet
Outsourcing – Kontrol og kommunikation
Går I med tanker om at outsource hele eller dele af jeres regnskabs- og/eller lønafdeling?
Overvejer I at outsource jeres regnskabs- og/eller lønafdeling – måske som led i effektiviseringsplaner, eller fordi I ønsker at reducere administrationen til fordel for mere strategiske forretningsområder – så håber jeg, at disse blogindlæg bidrager til at afklare, hvad der er mest fordelagtigt for jeres virksomhed. Sidder I tilbage med ubesvarede spørgsmål, så kontakt os endelig.
Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af løn
Læs mere om, hvad vi kan tilbyde jeres virksomhed inden for outsourcing af regnskab
