Selvom lønafdelingen i mange virksomheder har relativt få medarbejdere, er der stadig mange fordele ved at optimere lønadministrationen. En grundig gennemgang af opgaver, procedurer og arbejdsgange kan gøre lønafdelingen mere effektiv. Og det giver mere tid til værdiskabende opgaver inden for lønadministration og HR, som det ellers kan være svært at finde tid til.
I nogle virksomheder består lønafdelingen af en enkelt person, og i andre har kun den hovedansvarlige lønmedarbejder adgang til lønsystemet. De samme opgaver udføres måned efter måned, år efter år, uden at nogen spørger ind til, hvorfor de udføres på en bestemt måde. Det vigtigste er jo, at lønningerne bliver udbetalt til tiden. Men hvad nu, hvis den pågældende person bliver syg eller stopper? Hvordan kan den medarbejder, der overtager jobbet, vide, hvilke procedurer netop din virksomhed følger, og hvad sker der i så fald med dine ansattes lønudbetalinger?
Kortlæg arbejdsprocesserne
Et af de første skridt mod en mere strømlinet lønadministration er en kortlægning af din virksomheds nuværende løn-processer. Det kan virke som en tidskrævende opgave at gennemgå hver enkelt opgave i processen. Derfor vil dette ofte blive nedprioriteret, da der er meget andet arbejde, som skal udføres. Det ændrer dog ikke ved, at der er god forretningsmæssig fornuft i at prioritere netop dette. En kritisk undersøgelse af alle lønafdelingens arbejdsopgaver vil tydeligt kunne vise, hvilke opgaver der kan strømlines, og hvor der i sidste ende kan spares tid. Ydermere vil din virksomhed være mindre sårbar i tilfælde af sygdom, eller hvis den ansvarlige lønmedarbejder stopper.
Kortlægningsprocessen omfatter:
- Gennemgang af din virksomheds nuværende procedurer, arbejdsgange og dokumentation
- Kortlægning af de systemer, der anvendes i lønafdelingen og ude i organisationen
- Identifikation af udfordringer i lønadministrationen
- Identifikation af muligheder for forbedring af lønadministrationen
- Kortlægning af medarbejdernes ekspertise og kompetencer.
Strømlining af datastrømme
Indsamling og håndtering af data er en af de mest tidskrævende opgaver i en lønafdeling. Hvis tidsrapporter, rejsekvitteringer mv. indberettes fra forskellige afdelinger i forskellige formater, som ikke er struktureret på en måde, så de kan indscannes direkte i lønsystemet, står virksomhedens lønmedarbejder overfor en stor mængde manuelt arbejde. Gennemgang og forbedring af den måde, hvorpå data indberettes til lønafdelingen, og hvordan data indtastes i lønsystemet, kan spare meget tid. Og det er tid, der kan bruges på andre opgaver. 
Vær tydelig omkring virksomhedens procedurer, så alle ved, hvad de skal
Sørg eksempelvis for, at alle dine ansatte ved, hvornår tidsrapportering skal udføres, og at rapporteringen bliver udført på en ensartet måde. Tydelighed omkring lønprocedurer opfordrer de ansatte til at være mere uafhængige og indgive deres rapporter til tiden, mens den ansvarlige lønmedarbejder undgår at skulle rykke og besvare de samme spørgsmål igen og igen.
Vedligehold de kompetencer, der sikrer kvalitetsarbejde
Der findes en række eksterne faktorer inden for lønadministration, som hele tiden ændrer sig. Derfor er det vigtigt at holde sig opdateret om de nyeste lov- og regelændringer, så lønarbejdet kan udføres korrekt. Sørg for, at du prioriterer udviklingen af dine lønmedarbejderes kompetencer højt. Ellers skal I overveje at prioritere at hyre en dansk lønservice, der kan varetage opgaven.
Gennemgå din virksomheds lønsystem
Hvis din virksomheds lønsystem er gammelt, bør du overveje, om det er på tide at skifte det ud. Selvom meget kan optimeres ved korrekt brug af systemets funktioner, er det i nogle tilfælde mest praktisk at skifte til en nyere, mere moderne løsning, som er bedre egnet til at understøtte din virksomheds integration med andre systemer. Læs også: Tjekliste til lønsystem
Download guide til at optimere lønadministrationen
Effektivisering af din virksomheds lønadministration behøver ikke betyde dyre investeringer og store ændringer. Optimering af lønadministrationen er nemmere end du tror, og der er store gevinster at hente! I denne guide gennemgår vi nogle metoder, som du kan bruge til at effektivisere din lønadministration. Hent guiden og få et overblik over dine muligheder. Hent guide her
Har din lønadministration brug for en overhaling?
Korrekt håndtering af løn er tidskrævende, og lønadministration er en kompliceret affære. De fleste virksomheder kan opnå store effektivitetsgevinster og forbedre kvaliteten af deres lønadministration, hvis denne understøttes af effektive procedurer og systemer. Hvis du har brug for hjælp, kan Azets analysere din lønproces, hvor vi kortlægger den nuværende proces, identificerer udfordringer og kommer med konkrete forslag til forbedringer. Læs mere om optimering af din lønadministration
