Er jeres løn klar til årsafslutning?

Som arbejdsgiver har du ansvaret for, at bogførings- og regnskabspligterne bliver opfyldt ved aflæggelse af årsregnskab. Det gælder også selvom lønbehandling, -udbetaling og -indeholdelse foretages af et lønbureau.

Hvad er en årsafslutning?

Enhver arbejdsgiver, der i en kalendermåned har foretaget udbetaling af løn, er forpligtet til at fortage indberetning heraf til SKAT. Som arbejdsgiver skal du ligeledes sikre grundbilag, kontrolspor og transaktionsspor jf. Bogføringsloven. 

I Azets assisterer vi rigtig mange virksomheder med både løn og regnskab, og jeg oplever ofte kunder, som bliver i tvivl om, hvad de i forhold til løn skal have styr på op til en årsafslutning. Dette blogindlæg har til hensigt at give dig et overblik og en anvendelig rettesnor i forhold til årsafslutningen. 

Nyt om årsafslutningen i 2024 

I det seneste år har vi oplevet, at Lønmodtagernes Feriemidler (LFM) har efterspurgt yderligere dokumentation for virksomheders indberetninger. Ligeledes har vi observeret et højere fokus fra Skattestyrelsen på personaleudlæg og momsfradrag. Derfor er det relevant at have fokus på dette i årsafslutningen i år. 

Fradragsloft på høje lønninger

Med virkning fra 1. januar 2023 er der sket en ændring i bestemmelsen, der regulerer virksomheders skattefradrag for lønudgifter. 

Bestemmelsen begrænser virksomheders mulighed for at fradrage lønudgifter for personer med en løn på over 7.721.900 kr. (2023-niveau). Til lønudgifter skal der medregnes almindelig løn (AM-bidragspligtig), visse typer af aktieprogrammer, personalegoder, bonusser, skattefri kørselsgodtgørelse m.v. 

I skal være særligt opmærksomme på, at fradragsloftet følger personen, hvis denne har flere ansættelsesforhold i samme koncern. Ligeledes skal I være særligt opmærksomme på, at bestemmelsen også gælder for ansatte, der ikke er skattepligtige til Danmark.

Afstemning af løn

Mindstekravsbekendtgørelsen stiller krav til, at jeres virksomhed kan fremvise en afstemning af de lønninger og honorarer mv., der er indberettet til SKAT. 

En lønafstemning består af to dele:

1. Afstemning mellem lønsystem og SKAT
2. Afstemning mellem lønsystem og økonomisystem.

Som førende lønbureau i Danmark er anbefalingen fra Azets, at der i lønsystemet oprettes lønarter, der håndterer de enkelte løndele hver for sig. På samme måde er det en god idé, at der i jeres økonomisystem oprettes en række særskilte konti til bogføring af disse lønarter. Hermed opnår I et bedre overblik over de enkelte løndele og letter arbejdet i forhold til afstemning. 

Hensættelse af feriepenge og bonus mv.

For at jeres årsregnskab retvisende kan vise en periodes lønomkostninger, er det vigtigt, at du som arbejdsgiver opgør feriepenge, ferietillæg, bonus mv. således, at der er et retvisende grundlag for at kunne hensætte hertil i årsregnskabet. 

Som arbejdsgiver skal du især være opmærksom på, hvilken metode der benyttes til at opgøre feriepengehensættelsen. Til indregning i årsregnskabet, skal den konkrete (regnskabsmæssige) metode benyttes. Hvis du som arbejdsgiver har valgt at beholde den indefrosne feriepengeforpligtelse, skal denne fremgå som en langfristet gæld, og den skal årligt indekseres med den oplyste sats fra Lønmodtagernes Feriemidler. 

Jeg anbefaler, at du som arbejdsgiver månedligt laver en opgørelse over virksomhedens feriepengeforpligtigelse inkl. ferietillæg. På den måde letter du arbejdet i forhold til afstemning af feriepenge og afregning af feriepenge ved f.eks. fratrædelser.

Hvad kigger revisoren efter?

Er jeres lønproces manuel, vil der oftere ske fejl, end hvis lønprocessen er automatiseret. En manuel lønproces øger derfor revisorernes interesse for kontrol. 

Jeres revisor bør som minimum kontrollere, at I har foretaget en lønafstemning, og at der er legitime forklaringer på eventuelle differencer. Revisorerne kontrollerer ikke kun at AM-indkomsten er afstemt, men også at pension, skattefri befordring, kantinemoms

1. er afstemt. Revisorerne bør som minimum også kontrollere, at alle hensættelserne er opgjort og bogført korrekt.

Efter ændringen af Ferieloven er både hensættelse og afstemning af feriepenge blevet et fokuspunkt for revisorerne. Det gælder ikke mindst den korrekte håndtering af indekseringen af feriepenge for de virksomheder, der har valgt selv at administrere de indefrosne feriepenge. 

Det er min erfaring, at revisorerne også efterspørger dokumentation for, at A-skat, AM-bidrag, ATP mv. er indbetalt, så der ikke er skyldig gæld herfor. I den forbindelse vil jeg anbefale, at I foretager en afstemning af jeres skattekonto.

Har I brug for hjælp?

Som det største lønbureau i Danmark, kan vi i Azets hjælpe jer med at optimere hele lønprocessen.

og få sat strøm til de manuelle dele af processen. En optimering af lønprocessen vil frigive ressourcer, som I kan bruge på at fokusere på jeres kernekompetencer. 

Hvis jeres virksomhed ikke er klar til outsourcing, kan vi også assistere jer i en afgrænset periode.

Vi kan assistere jer inden for følgende områder:

• Lønafstemning (A-indkomst afstemning, bogføring/E-indkomst og lønsystem)
• Balance afstemninger af skyldige lønposter
• Afstemning af feriepengeforpligtelsen/hensættelsen
• Afstemning af feriepengeforpligtelse mod FeriepengeInfo 
• Behjælpelig med dokumentation til revision, samt deltagelse i møder med revision vedr. lønomkostninger.

Læs mere her