I kender det måske godt. Virksomhedens lønsystem skal opgraderes, og jagten på et nyt system er sat ind. Men hvor skal man starte i junglen af tal og løfter om driftssikkerhed og smarte funktioner? Og vigtigere endnu: Hvordan ved man, hvor man skal ende?
I dag er markedet fuld af løsninger og bud på, hvordan et lønsystem ser ud. Løfterne er store hele vejen rundt, og det kan derfor være en udfordring at finde det system, der passer bedst til lige præcis behovene i jeres virksomhed.
Med mange års erfaring med lønadministration for virksomheder i alle brancher og størrelser har vi hos Azets stor viden om og indsigt i fordele og faldgruber ved de mange lønsystemer, der er på markedet. Vi har her samlet 10 råd om, hvad I skal være opmærksomme på ved valg af fremtidigt lønsystem, som kan hjælpe med at indsnævre udbuddet af de systemer, der matcher jeres behov bedst.
1. Gennemprøvet lønsystem
Gå efter et gennemtestet system, der automatisk kan håndtere de typer problemstillinger, som findes i jeres virksomhed. Denne automatisering sparer jer både for tid og giver færre fejl.
2. Vælg et lønsystem, som kører i tilsvarende type virksomhed som jeres
Erfaringsudveksling er en fantastisk strategi på rigtig mange områder. Og dette er ingen undtagelse. Spørg i forretningsnetværket, om der er nogen, der har erfaringer med et velfungerende lønsystem. Husk dog at være kritisk og sortér i den nye viden ud fra, hvad der passer til lige præcis jeres profil.
3. Et system med flere muligheder
Systemet skal have fleksible muligheder for selv at kunne generere egne udtræk af rapporter og statistikker. Det sparer regnskabsmedarbejderen for at bruge timer på selv at trække data ind i Excel-ark.
4. Automatisk overvågning
Vælg et system med mulighed for automatisk overvågning af hændelser og efterfølgende automatisk advisering.
5. In eller out?
Gå efter et system fra en leverandør, der kan tilbyde systemet in-house, hostet eller outsourcet alt efter jeres præferencer og behov.
6. Mulighed for udbygning
Det er en fordel at vælge et lønsystem, der giver mulighed for at udbygge med f.eks. et HR-system. På den måde kan I samle oplysningerne fra de forskellige systemer og undgå at skulle sammenholde oplysningerne manuelt.
7. Kan lønsystemet arbejde sammen med Office?
Sørg for, at det nye lønsystem har tæt integration til MS Office – brevflet, udtræk til Excel etc. På den måde bliver det lettere at benytte oplysningerne i lønsystemet i andre sammenhænge, og I slipper for at bruge (for meget) tid på at kopiere data fra ét sted til et andet.
8. Enkel integration
Gør implementeringsprocessen lettere ved at vælge et system, der er enkelt at integrere med virksomhedens øvrige systemer.
9. Hurtig import og eksport af data
Spar tid, sikr akkuratessen og let arbejdet for medarbejderne ved at vælge et system, der har en enkel opsætning af import og eksport af data fra ét sted til et andet.
10. Vælg et lønsystem fra en stærk leverandør
Dan jer et overblik over udbyderne på markedet og sortér tidligt i processen de fleste fra ud fra jeres behov. Når I beslutter jer for et system, er det vigtigt, at leverandøren kan tilbyde en effektiv og fast bemandet kundeservice, vikarservice, rådgivning m.m. Dette skaber tryghed i hverdagen, når og hvis der opstår behov for support.
HUSK: Lønsystemet kan også være FOR godt
Pas på med at blive forblændet af funktioner og features. Det kan hurtigt blive for dyrt og for avanceret, hvis man som virksomhed blindt går efter det system, der tilbyder flest muligheder. Ved at afdække og konkretisere, hvad jeres behov er – både nu og i den nærmeste fremtid – undgår I at falde i denne klassiske faldgrube.
Brug for mere inspiration?
10 gode råd er ikke altid nok til at skabe afklaring. Har I behov for sparring omkring processerne ved lønadministrationen – eller måske en alliancepartner i forbindelse med valg af lønsystem – kan Azets’ erfarne lønkonsulenter hjælpe. Vi fokuserer på den måde, som I gør tingene i dag – set i et objektivt perspektiv. Resultatet vil enten være en optimering af jeres eksisterende arbejdsgange eller konkrete forslag til nye systemer eller løsninger.
Læs mere om optimering af lønfunktionen
Læs mere om Azets’ lønsystem Epos Løn
FAQ - Ofte stillede spørgsmål
Hvordan sparer man tid med et lønsystem?
Hvad skal man vide om leverandøren af et lønsystem?
