Ekstern assistance eller outsourcing betyder, at du som virksomhedsejer lader en samarbejdspartner håndtere udvalgte forretningsaktiviteter for dig. Det kan eksempelvis være assistance til produktion, regnskab, løn og HR, som frigiver mere tid til din kerneforretning. Et outsourcing-samarbejde skabes ud fra dine behov og præferencer.
Her har vi samlet svarene på de oftest stillede spørgsmål, vi som konsulenthus oplever, når vi hjælper vores kunder i deres beslutningsproces vedrørende assistance til løn og/eller regnskab. Læs med og find ud af, om det også er en outsourcing-løsning du står og mangler i din virksomhed.
Omkostninger og fordele
Det kan være en stor beslutning for dig som virksomhedsejer at lægge dine forretningskritiske funktioner som regnskab og løn hos en ekstern partner. Aktiviteter i regnskab og løn spiller en grundlæggende rolle for den økonomiske sundhed i din virksomhed. Og økonomisk sundhed er en forudsætning for, at du kan udforske potentialet for vækst.
Som en del af din virksomheds ledelse vil du formentlig efterspørge informationer om besparelser og gevinster ved outsourcing af løn og outsourcing af regnskab som det første. Og der kan findes mange fordele ved at få en outsourcing-partner.
Flere ressourcer og større ekspertise
Når du får ekstern assistance til regnskab og løn er du garanteret levering og adgang til flere ressourcer og mere ekspertise end det ofte er tilfældet med dit eget interne bogholderi med begrænsede menneskelige ressourcer og kompetencer. De mange års erfaring, som eksterne konsulenter bidrager med, hjælper med at effektivisere arbejdsgange og processer samt reducere den sårbarhed, som opstår ved eksempelvis sygdom og barsel blandt dine medarbejdere. De mest almindelige besparelser ved outsourcing af regnskabs- og lønfunktioner er naturligvis løbende personaleomkostninger som eksempelvis pension, forsikring, sygefravær og rekruttering.
Læs mere om omkostninger ved rekruttering og nyansættelse
Hvad sparer jeg?
Det hyppigste spørgsmål om besparelser drejer sig ofte om prisdifferencen mellem interne ansættelser og ekstern assistance. Man skal dog have et klart billede af, hvad en medarbejder egentlig koster før denne sammenligning giver mening. Ud over omkostninger til løn, feriepenge, pension og sociale udgifter, skal man også inkludere følgeomkostninger ved interne ansættelser såsom personalepleje, forsikring, rekruttering, fravær og kompetenceudvikling.
Undersøgelser viser desuden, at en fuldtidsansat kun bruger omtrent 60 procent af arbejdstiden på kerneopgaver – resten af tiden bruges til kompetenceudvikling, fravær og lignende.
Hvad koster ekstern assistance?
Det kan være svært at give en præcis pris for outsourcing, fordi løsningen ofte er individuelt sammensat ud fra dine behov og præferencer som en kombination af en række faste priser samt timepriser. Du vil dog hurtigt kunne få et skøn over de forventede omkostninger ved en samtale med leverandøren. Generelt kan du forvente, at opstartsprisen for samarbejdet er højere, men vil falde, når der skabes rutiner og et godt samarbejde.
Der kan være mange grunde til, at en virksomhed vælger ekstern assistance, og det er på baggrund af de kriterier, man bør vurdere værdien af investeringen. Vil du forhøje kompetence-niveauet og ekspertisen? Er målet innovation, effektivisering, et moderne system eller fleksibilitet? Eller vil du reducere administrationsbyrden, så I får mere tid til kerneforretningen?
Samarbejde og kvalitet
Ekstern assistance handler også om at få etableret et godt samarbejde mellem dig og din leverandør. Samarbejdet grundlægges ud fra de præferencer og behov, som du fastsætter, og derfor afhænger partnerskabet og fordelingen af eventuelle interne og eksterne arbejdsopgaver af, hvad du som kunde vælger.
Planlægning
De bedste betingelser for et godt samarbejde skabes ved en klar og fælles opfattelse af formålet med outsourcing, så man sikrer, at resultatet bliver som forventet. Der bør udarbejdes en udførlig og detaljeret beskrivelse af implementeringsplanen og opgaverne (Service Level Agreement), som beskriver opgaver, ansvar, omfang og hyppighed.
Et partnerskab med en ekstern leverandør kan fungere forskelligt i praksis. Det er ofte den mest effektive løsning, at opgaver løses på leverandørens eget kontor, så konsulenterne, der håndterer dine forretningsopgaver, har adgang og kontakt til et team af kolleger. Som kunde betyder det, at du får flere kompetencer til rådighed. Opgaver, som løses på din adresse, kan være en god idé, hvis det drejer sig om et midlertidigt behov for assistance i løn- eller regnskabsafdelingen.
Læs mere om interim assistance, hvor opgaverne løses på din adresse
Kan jeg stole på kvaliteten?
Kvalitetssikring er ofte også en bekymring, når virksomheder overvejer ekstern assistance til regnskab og løn. Som kunde kan du vælge en leverandør, der er certificeret og akkrediteret under ISAE 3402 (tidligere SAS 70). For at sikre dig dette, kan du spørge efter leverandørens revisionserklæring af typen ISAE 3402, som dokumenterer, at leverandøren lever op til lovkrav om IT-sikkerhed.
Dertil kan du vælge en leverandører, der arbejder ud fra velafprøvede standarder og kontrolpunkter. Det sikrer en effektiv og ensartet drift samt muliggør backup af opgaverne. Leverandøren bør altid have dokumenterede standardprocedurer og beskrivelser af håndtering og ansvarsfordeling af opgaver blandt konsulenterne. Konsulenternes erfaring og specialisering inden for løn og økonomi er også en kvalitetssikring i sig selv, der er med til at minimere fejl.
Det er dog svært helt at undgå fejl, og derfor er det vigtigt, at der etableres en struktur for partnerskabet. Den skal indeholde en detaljeret beskrivelse af ansvarsfordeling og samarbejdsmodel, der imødekommer både operationelle og strategiske spørgsmål.
Læs mere om, hvordan Azets samarbejder med kunder
Kontrol og kommunikation
Da løn og regnskab er forretningskritiske områder, er kontrol vigtigt, og frygten for kontroltab følger ofte med, når man overvejer et samarbejde med en ekstern leverandør. Men faktisk vil du ofte opnå større kontrol ved outsourcing. Som noget helt naturligt vil den eksterne leverandør løbende forsyne dig med information og rapporter, der på overskuelig og tilgængelig vis giver overblik over aktiviteter, tal, afvigelse, m.m. Du kan skærpe kontrollen med din leverandør ved at udarbejde en årsplan, der indeholder evalueringsmøder.
Kommunikation er vigtigt for samarbejdet mellem dig og leverandøren, fordi det giver dig indsigt i leverandørens arbejde. Du bør forvente løbende kontakt med en svartid på højst 24 timer. Som kunde bør din virksomhed blive tilknyttet et team af konsulenter, som alle kender din forretning og de tilknyttede opgaver, så der ikke opstår problemer ved sygdom og fravær. Du får ofte tilknyttet en fast kontaktperson fra teamet.
Kompetencer
En vigtig fordel ved outsourcing af regnskab og løn er de kompetencer, som leverandøren kan tilbyde, der ville være for dyre at anskaffe med interne ansættelser. Derfor bør du som kunde sikre dig, at din leverandør har alle de kompetencer, du har brug for. Og det gælder også specialviden, som måske kun skal bruges en gang om året. Leverandørens erfaring skal sikre dig, at konsulenterne altid kan svare på særlige spørgsmål inden for eksempelvis ansættelsesret og skatteret, uden at hente yderligere eksterne ressourcer.
Interne kompetencer
Afhængigt af, hvor lidt eller hvor meget du vælger at få ekstern assistance til, vil behovet for interne ressourcer variere. Ved en fuld outsourcing af bogholderi og løn vil det ofte være din CEO eller en anden beslutningstager, som er den eksterne leverandørs kontaktperson og som sørger for, at leverandøren løbende modtager de nødvendige data og input. Ved en lønoutsourcing eller delvis assistance til økonomifunktionen, er det muligvis CFO’en, som har denne rolle. Vælger du kun at få ekstern assistance til eksempelvis debitorstyring, så er det måske en intern regnskabsmedarbejder, som løbende kommunikerer med leverandøren.
Her handler det altså om at finde en model, som passer til aftalen med den eksterne leverandør og omfanget af de opgaver, du har valgt at outsource. Lidt forenklet kan man sige, at de kompetencer du vælger at hente hos en ekstern part, har du naturligvis ikke længere behov for i dit interne team.
Fleksibilitet
Fleksibilitet er en vigtig faktor, da både dine behov og organisation kan ændre sig med tiden. Hvis der opstår et nyt behov for viden og svar på komplekse spørgsmål, så er leverandører vant til at håndtere disse problemstillinger. Leverandørens rådgivningsevne strækker sig ofte meget længere end blot inden for området af samarbejdsaftalen.
En leverandør vil lære din virksomhed godt at kende i takt med jeres samarbejde og konsulenternes håndtering af din virksomheds administrative opgaver. Det betyder også, at hvis der opstår ændringer som ved eksempelvis opkøb af en anden virksomhed eller frasalg af en afdeling, så har du en samarbejdspartner, der kan hjælpe din virksomhed godt videre, og som kan tilpasse sig de ændringer, der foretages. Du kan altid skrue op og ned for opgaver og ressourcer, som du lægger hos leverandøren. På den måde er outsourcing af løn og regnskab altid tilpasset din virksomheds aktuelle behov som et fleksibelt alternativ til regulering af dyre interne ansættelser.
Dertil vil en ekstern leverandør ofte have ekspertise og erfaring med langt de fleste ændringer, der kan forekomme i din virksomhed. Derfor får du også en sparringspartner, som kan rådgive og hjælpe dig med at komme godt videre.
Hvis du som kunde har behov for en leverandør, der kan levere assistance på tværs af landegrænser, kan I sammen udarbejde en model for samarbejdet og en prisliste, der gælder for alle lande. Der er dog forskel på ekspertise og erfaringsniveau, når det gælder internationalisering, og du bør derfor kontrollere, om din fremtidige samarbejdspartner har erfaring med økonomi og løn i andre lande.
IT
Ved outsourcing, vil din virksomhed ofte reducere behovet for interne systemer til samme formål, og dermed spare de relaterede omkostninger. En outsourcing-partner vil som regel levere systemet, da de har etableret procedurer og systemer, så I sammen opnår det mest effektive forløb.
Hvis du ønsker at fortsætte med at bruge din virksomheds eksisterende økonomisystem, bør det ikke være en forhindring for outsourcing, da de fleste leverandører har indgående kendskab til og erfaring med de gængse økonomisystemer.
Har du brug for rådgivning?
På nordisk plan assisterer Azets 22.000+ virksomheder inden for regnskab, løn og HR. Kontakt os gerne for en uforpligtende snak, hvis du vil vide mere om vores outsourcing-løsninger. Du kan også hente vores guide og blive endnu klogere på outsourcing.
