Tager du dig af dine ansatte, når de er på orlov?

Hvad sker der, når dine medarbejdere holder orlov fra arbejdet, og hvordan håndterer du det i virksomheden? 

Orlov kan være en sårbar eller nyskabende periode for den enkelte, hvor tilknytningen til virksomheden kan svækkes over tid. Derfor er det vigtigt at have føling med den enkelte medarbejders situation og at vide, hvordan du skal håndtere deres orlovsforløb. Men hvordan gør man lige det? I dette blogindlæg kan du læse mere om, hvordan du kan tage dig af dine ansatte, når de er på orlov, og hvad du skal være opmærksom på som arbejdsgiver. 

Hvad er orlov? 

Orlov er en periode, hvor dine medarbejdere af den ene eller anden årsag ikke arbejder eller holder fri fra arbejde. Det er medarbejdernes ansættelsesforhold, der sætter rammerne for orlov. Medarbejdere har ikke altid ret til orlov, men under særlige omstændigheder er arbejdsgivere forpligtet til at give medarbejdere orlov, eksempelvis ved barsel eller pasningsorlov. 

Orlov og tilknytning til arbejdspladsen 

Når dine ansatte er på orlov, så er der en ting, du bør være klar over: 

Tilknytningen til arbejdspladsen svækkes, når den ansatte ikke har kontakt med sin arbejdsplads over længere tid. 

Orlov er ofte starten på noget nyt. Uanset om det gælder efteruddannelse, eller om man skal have et barn. I sådanne perioder af livet vil medarbejdere ofte opleve, at de revurderer deres valg på grund af den ændring, de gennemgår. Nogle gange resulterer det i, at medarbejdere leder efter ”noget nyt”, og de kan ende med at opsige deres stilling. Medarbejdere finder sjældent den samme løsning for ”noget nyt”, men årsagerne til den ønskede ændring kan være: manglende mulighed for fleksibel arbejdstid og arbejdssted, dårlig samvittighed over for sin familie, lang afstand til arbejdspladsen og manglende samhørighed til arbejdspladsen.

Orlov og opsigelse 

Hvor mange gange har du oplevet, at dine ansatte eller nogen af dine kolleger opsiger deres stilling, mens de er på orlov? Og hvor meget koster det egentlig at miste ansatte? 

Under en opsigelsesperiode er en medarbejder ofte ikke lige så effektiv som før. Samtidig vil en nyansat ofte være mindre produktiv under oplæring, og derfor kan der gå flere måneder før en ny ansat opnår fuld effektivitet. Samlet set koster rekruttering, oplæring og integrering af nye medarbejdere mange penge. Og der er ingen garanti for, at den nye medarbejder kan leve op til eller overstige forventninger til jobbet. Vidste du, at omkostningerne ved rekruttering og nyansættelse kan være helt op til 1,2 millioner kroner? 

Vi ser nu flere virksomheder, som følger op på deres ansatte. Ikke kun når de er på arbejde eller er blevet syge, men også ved længevarende orlovsperioder. Målrettet medarbejderudvikling, evnen til at imødekomme medarbejderne og ikke mindst investering i dem vil være med til at binde dem tættere sammen med virksomheden. Det handler om at være ”tæt på”. 

Hvordan håndterer du orlovsanmodninger? 

Hvad gør du som leder, når du får en henvendelse om forældre- eller uddannelsesorlov? 

Det er alment, at arbejdsgivere planlægger en god onboarding-proces for nyansatte. Men det er lige så vigtigt for medarbejdere, der skal på orlov, at der etableres en procedure, som de kan læne sig op ad. En opfølgningsplan for orlovsperioden samt en plan for medarbejderes tilbagekomst efter orlov er ofte oversete værktøjer til at fastholde medarbejdere. 

Sådan laver du en opfølgningsplan

Vi anbefaler, at du udarbejder en generel opfølgningsplan, så alle ledere i din virksomhed kan bruge det samme værktøj. Opfølgningsplanen skal eksempelvis indeholde: 

• Plan for antal opfølgningssamtaler før, under og efter orlov 
• Påmindelse om at få medarbejdernes private kontaktoplysninger, så invitationer til sommer- og julefester kan sendes 
• Aftaler om, hvordan medarbejdere kan holde sig opdateret om virksomhedens udvikling og bedrifter 
• Aftale om timerapportering, hvis det er nødvendigt.

Opfølgningsplanen for orlovsperioden skal indeholde alle de aktiviteter og opfølgninger, du som leder bør have i løbet af orlovsperioden samt alle krav, som stilles til medarbejdere under orlov. Men husk på, at målet med planen er at sikre, at medarbejderen fortsat føler en stærk tilknytning til arbejdspladsen under hele orlovsperioden. Planen for tilbagekomst bør påbegyndes hurtigst muligt og i god tid, før medarbejderen går på orlov. 

Regler for orlovsafholdelse 

Det er vigtigt at huske på, at orlov giver medarbejderen ret til at være væk fra arbejdet i et begrænset tidsrum samtidig med, at medarbejderen både har ret og pligt til at vende tilbage til sit arbejde, når orloven afslutter. Derfor er det lige så vigtigt for medarbejderen at bemærke, hvis arbejdets indhold ændrer sig i løbet af orlovsperioden. Arbejdspladser er dynamiske og i konstant forandring, og opgaver, som medarbejderen var vant til før orlov, er ikke nødvendigvis de samme som medarbejderen kan opleve, når han/hun vender tilbage fra orlov. En medarbejder med flere kunder kan i orlovsperioden overføre samarbejdsforholdene til en kollega, og i nogle tilfælde vil sådanne overførsler blive permanente, så det sikres, at opgaverne udføres uden eventuelle afbrydelser eller komplikationer. Medarbejderen kan derfor opleve at måtte bygge sin kundeportefølje op på ny. Samtaler om sådanne situationer og lignende bør indgå som en del af planen for tilbagekomst, så du sikrer, at både du og dine medarbejdere er enige om, hvordan tilbagekomst efter orlov skal foregå.   

Har du brug for hjælp? 

I Azets har vi et team af rådgivere med speciale i juridisk HR. Hvis du har brug for rådgivning eller assistance til reglerne omkring orlov, kan vi hjælpe dig.  

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe med juridisk HR-rådgivning