Med indblik i de vigtigste nøgletal og analyser er økonomiafdelingen afgørende for, at ledelsen kan træffe strategiske beslutninger om virksomhedens drift og udvikling. Hvis virksomheden ikke skal miste momentum, er det derfor vigtigt, ledelse og nøglefunktioner konstant har fingeren på pulsen i forhold til investeringer og skalering af organisation og ressourcer.
Men er det altid entydigt og klart hvem, der gør hvad, når regnskab, analyser og ledelsesrapportering skal håndteres i økonomiafdelingen? Og hvad skal man være opmærksom på, hvis man vil have en effektiv og stærk afdeling, der leverer regnskab, nøgletal og stærke analyser til tiden?
I dette indlæg går jeg i dybden med, hvilke profiler og kompetencer, der typisk er behov for i de fleste moderne og effektive økonomiafdelinger. Samtidig sætter jeg skarpt på, hvordan du kan styrke din økonomiafdeling – eksempelvis ved at vælge interim ressourcer til hele arbejdsprocesser, i perioder med spidsbelastning eller større forandringer.
Love, regler og øget behov for viden
Med alt fra likviditetsbudgetter, lønudbetaling over momsindberetning, fakturering til rapportering og revision er opgaverne i økonomiafdelingen mange og alsidige. Samtidig kræver løbende ændringer af love og regler inden for skatter, afgifter og overenskomster konstant opdatering af viden og indsigt. Uanset virksomhedens størrelse og sammensætning i økonomiafdelingen kræver det derfor mange forskellige kompetencer at varetage virksomhedens samlede økonomi og regnskab.
I den mindre økonomiafdeling står en eller få personer ofte for de fleste opgaver, da der ikke er finansiering til flere medarbejdere. Omvendt kan man i en større økonomiafdeling have behov for ekstra ressourcer, fordi man står overfor en større strategisk proces som opkøb, ejerskifte, fusion og frasalg – eller på grund driftsbehov i forbindelse med sygefravær, barsel, udstationering, spidsbelastninger eller andet.
Arbejdsmarked i forandring kræver større fleksibilitet
Fællesnævneren for de to typer af økonomiafdelinger er udfordringerne med at sammensætte et ideelt team, der kan levere output til ledelsen og myndighederne inden for de fastsatte deadlines. Med et arbejdsmarked i forandring er der samtidig kommet flere fleksible løsninger, som giver virksomheder større fleksibilitet og bedre mulighed for at tilpasse bemandingen til den aktuelle belastningsgrad.
For at slippe for den lange rekrutteringsproces og samtidig undgå usikkerheder ved en projektansættelse eller et freelance-samarbejde vælger flere at indgå et partnerskab med et konsulenthus om brug af en interim ressource, der løser opgaver i kortere eller længere perioder på en midlertidig kontrakt – også kaldet en interim-løsning.
Netop denne model er også oplagt til at skabe en effektiv og skalerbar økonomiafdeling. Det vender vi tilbage til. Først vil vi gennemgå rollerne i økonomiafdelingen.
Læs også: Fleksible ressourcer skaber nye muligheder i virksomhederne
Økonomi og regnskab kræver forskellige kompetencer
I en typisk økonomiafdeling er der mange roller, der skal udfyldes. Erfaringsmæssigt mangler mange virksomheder overblik over, hvad der skal til for at få bedre styr på virksomhedens tal og økonomi. Derfor har jeg samlet en oversigt over roller og opgaver i den typiske økonomiafdeling.
Bogholderen/regnskabschefen
Bogholderens eller regnskabschefens ansvar er at tage vare på indkommende
og udgående betalinger samt sørge for, at bogføringen af faktureringer er i orden. Det er hertil også bogholderens eller regnskabschefens opgave at indberette moms, håndtere debitor- og kreditorstyring og sørge for afstemning samt indberetning af skat, moms og afgifter. I mindre virksomheder ses det ofte, at en enkelt bogholder eller regnskabschef har ansvaret for mange og meget forskellige opgaver – eksempelvis også lønbogholderiet.
Lej en bogholder, når du har brug for hjælp i regnskabsafdelingen.
Controlleren / økonomichefen
Mens regnskabschefen og bogholderen holder sig på den regnskabstekniske banehalvdel, så gør økonomichefen eller controlleren mere brug af antagelser og vurderinger. Det sker bl.a. i forbindelse med strategiske analyser og scenarier til brug i forretningsudviklingen og økonomistyringen, herunder likviditetsanalyser.
Det er også økonomichefen, der står for budget og månedsafslutninger, månedsopfølgninger samt periode- og årsregnskaber, der samtidig skal klargøres til revisoren - uanset om virksomheden har valgt eller fravalgt revisionspligt. Dette er muligt for visse typer virksomheder, mens andre som udgangspunkt har revisionspligt.
Controlleren er ansvarlig for at oversætte og fortolke regnskabstallenes historie. Økonomiafdelingen opbygger nøgletallene, så controlleren kan gennemgå og evt. godkende arbejdet, forstå implikationerne og derefter videreformidle det i et sprog, som gør ledelsen bedre i stand til at styre virksomheden.
Derfor foretager Controlleren ofte økonomiske analyser og bidrager til grundlaget for fremtidige strategiske beslutninger. Det indbefatter fx konsekvensberegninger og nøgletalsanalyser, men ofte også budgetplanlægning og daglig økonomistyring, som kan bidrage til optimering og effektivisering.
Målet er at levere nøjagtig, rettidig finansiel rapportering og analyse, så virksomhedsejeren bedre kan forstå deres virksomheds overordnede sundhed og drive strategiske beslutninger.
Forskellige typer controllere
De fleste større virksomheder har brug for flere controllere, der med afsæt i virksomhedens større, struktur og marked kan sætte ind på afgørende finansielle og forretningsmæssige områder.
En Business Controller fungerer således typisk som analytisk støtte til CEO, COO og CSO. Business Controllerens jobansvar består hovedsageligt af opgaver som at påpege muligheden for reduktion i omkostningerne, forbedre effektiviteten og identificering af interne og eksterne risici.
En Finansiel Controller beskæftiger sig typisk med compliance, skatter og andre regnskabsrelaterede opgaver og arbejder typisk sammen med CFO eller regnskabschef.
Det er forskelligt fra virksomhed og branche, men en controller kan også være koblet op til virksomhedens indkøbs- eller supply chain-funktion med henblik på optimering af produktion, lager og logistik.
IT-konsulenten
Regnskabsafdelinger er typisk afhængige af digitale løn- og økonomisystemer,
hvor alle data, der bogføres, indberettes, bruges til rapportering og andet, vil være lagret. Derfor er det ofte nødvendigt at have en IT-konsulent tilkoblet, selvom personen ofte ikke er en direkte del af regnskabsafdelingen. IT-konsulenten kan bistå med hurtig og professionel assistance, såfremt der opstår problemer med systemerne eller de skal tilpasses til hinanden med henblik på optimering af den digitale platform, der understøtter forretningen.
Salgsstøttefunktioner
I mindre virksomheder vil man kalde dem en blækspruttefunktion, der er samlet i én person, som taler med kunder, leverandører, samarbejdspartnere og kolleger. I større virksomheder kan salgsstøttefunktionen være delt på flere profiler.
Salgssekretærens eller indkøbsassistentens opgave er at fungere som kontaktperson til kunder og leverandører. Virksomhedens interessenter kan have spørgsmål til eksempelvis tilbud, levering, prissætning eller fakturering. Her vil salgsstøttefunktionen typisk bistå med kommunikationen for at aflaste salgs- og indkøbsfunktionerne.
Såfremt virksomheden har fysisk reception og telefonomstilling kan denne være bemandet med en eller flere profiler, der også fungerer som sekretær for en eller flere ledere. Det kan være praktiske opgaver som kalenderstyring, rejseplanlægning, post og korrespondance, byde gæster velkommen og meget mere. Med andre ord giver salgsstøttefunktionen - i forskellige udformninger - sine kolleger mere tid til deres kerneopgaver.
Ejeren/ledelsen
Ejeren eller ledelsen – afhængig af virksomheden – har også en vigtig rolle i regnskabs- og økonomifunktionens drift, kvalitet og effektivitet. Det er ejerlederen eller direktøren, der med afsæt i nøgletal og information fra regnskabs- og økonomifunktionen i tæt samarbejde med den øvrige ledelse og mellemlederne skal tage strategiske beslutninger om virksomhedens drift og strategiske retning. Det er også ejere eller direktøren, der i sidste ende er 
ansvarlig for korrekt afrapportering til myndigheder, bank og revision.
Revisor, bestyrelse og eksterne rådgivere
I revisionspligtige virksomheder er det revisoren, der udfører den årlige revision af årsregnskabet. Selvom man har fravalgt revision af årsregnskabet, kan revisoren anvendes som sparringpartner i forbindelse med valg af pengeinstitut, bemanding af regnskabs- og økonomifunktion eller operationelle opgaver som løn, regnskab og årsafslutning. Dette kan man også bruge et specialiseret konsulenthus til.
Herudover anvendes revisoren typisk til sparring eller vurdering af køb eller salg af ejendom, leasing eller køb af biler til virksomhedens kørende medarbejdere, budget og forecast samt komplicerede spørgsmål vedrørende skat og moms m.m. Ved køb og salg af virksomheden eller ved behov for tilførsel af kapital samt dialog med bank og realkreditinstitut kan revisoren suppleres med advokat eller andre relevante rådgivere. I emner af denne type vil virksomhedens ledelse typisk inddrage bestyrelse eller advisory board afhængig af selskabsform (eksemelvis personligt ejet, ApS eller A/S).
Har økonomiafdelingen behov for alle profiler?
Med indblik i regnskabs- og økonomiafdelingens opgaver overvejer du måske, om der virkelig er behov for alle roller? Svaret er ja – enten som permanent bemanding eller gennem supplering af interim-ressourcer hen over regnskabsåret.
Entydig ansvarsplacering af opgaverne sikrer blandt andet korrekt indrapportering, og at kvaliteten i nøgletallene er på plads. Og med en skalerbar opbygning af afdelingen sikrer man at kunne levere tal til intern og ekstern brug selv i spidsbelastninger eller ved sygdom og vakance.
Du skal bruge bogholderen eller regnskabschefen til at indtaste alt korrekt, så økonomichefen eller revisoren kan gennemgå nøgletal og udarbejde et mere komplekst regnskab. Controlleren vil producere det endelige regnskab og anden finansiel rapportering, fortælle historien og identificere nøgledrivere i virksomheden, mens CFO’en tilpasser målsætninger med strategi og varetager større økonomiske beslutninger sammen med CEO eller ejerleder.
Der er altså brug for et team til at mindske risici, håndtere forskellige roller og ansvarsområder, øge aktualiteten og sikre nøjagtighed og kontinuitet.
Styrk din økonomiafdeling med interim ressourcer
Oplever din virksomhed et behov for at optimere jeres økonomifunktion med interim ressourcer? Måske står I over for en større forandring, har travlt op til årsafslutningen, undergår due diligence eller mangler generelt hænder og hoveder til styring og afrapportering. Her kan fordelene ved en interim-løsning være mange.
Med interim ressourcer får I kompetente specialister og ledere, som bringer deres kompetencer og viden i spil i konkrete problemstillinger og situationer. En interim-løsning kan betragtes som en praktisk og operationel ressourceforøgelse, der tilføjer viden og erfaring til jeres problemløsning – lige når I har behov for det.
Interim ressourcer fungerer især optimalt i forbindelse med spidsbelastning, eller hvis en nøglemedarbejder er fratrådt eller sygemeldt. Begge dele skaber et akut behov for, at der findes en midlertidig løsning, som kan løse opgaverne, indtil der er fundet en permanent løsning.
En interim ressource behøver således ikke kun at løse driftsopgaver. Vedkommende kan også anvendes til at procesoptimere, udvikle og bidrage til specifik værdiskabelse i forbindelse med forandringer eksempelvis ved fusion eller indførelse af nyt IT-system. Interim ressourcer kan altså både være ledende profiler men også specialiserede assistance-konsulenter inden for bl.a. løn- og regnskabshåndtering.
Læs også: Ansættelsesformer på det fleksible arbejdsmarked
Hvorfor vælge interim ressourcer?
Med en interim-løsning får din virksomhed et fleksibelt og skalérbart setup med færre lønomkostninger og større sikkerhed for at få den kvalitet, som I forventer – og med høj motivation, der er drevet af faglighed!
Samtidig undgår I lange rekrutteringsprocesser, da den eksterne samarbejdspartner er klar med en ny ressource ved sygdom, eller hvis samarbejdet med den nuværende profil ikke fungerer.
Sådan foregår et interim forløb
- Forud for aftalen udarbejder virksomhed og konsulenthus i fællesskab en behovsanalyse, som klarlægger virksomhedens krav til kompetencer samt opgavens omfang og varighed.
- Når behovsanalysen er udfærdiget, foretager konsulenthuset en rekrutteringsproces blandt deres tilknyttede ressourcer. Her findes den kandidat, der bedst matcher de opstillede kriterier.
- Samarbejdet etableres med afsæt i en midlertidig kontrakt. Heraf fremgår opsigelsesvarsel samt periode for aftalen.
- Som udgangspunkt er den samme ressource tilknyttet under hele projektet. Det kan dog ske, at en medarbejder siger op, bliver sygemeldt – eller at samarbejdet ikke fungerer optimalt. Her er konsulenthuset forpligtet til at levere end anden ressource, der lever op til de ønskede krav.
Når opgaven er løst, eller virksomheden har fundet en permanent løsning, træder interim ressourcen ud af virksomheden og vender tilbage til konsulenthuset, hvor næste interim projekt venter.
Læs også: Fordele ved det fleksible arbejdsmarkeds løse ansættelsesformer
Brug for en interim ressource?
Hos Azets kan du få professionelle interim ressourcer i form af ledere og specialiserede konsulenter. Vores interim ressourcer kan træde til ved spidsbelastninger eller sygdom eller som en fast del af teamet et par dage om ugen. Endvidere kan vores interim ledere træde til i forbindelse med større forandringsprojekter, opkøb, en ny vækststrategi eller fratrædelse af en nøglemedarbejder.
Stor faglig viden er et must. Derfor arbejder vi målrettet på at holde vores interim ressourcer og specialister fagligt opdaterede gennem kurser og faglig sparring. Og hvis samarbejdet ikke er optimalt, er vi klar til at stille en ny interim ressource til rådighed.
Vi har erfaringen og netværket til at finde den helt rigtige profil til jeres behov inden for kort tid. Kontakt os i dag på tlf. 70 232 232 og hør, hvordan vi kan hjælpe.
