– og hvordan du løser dem
At håndtere lønprocessen kan ofte føles som at kæmpe mod en hær af tidsrøvere. I dette blogindlæg, det andet i en serie på tre, gennemgår vi nogle af de mest almindelige tidsrøvere og giver praktiske råd til, hvordan du kan eliminere dem og optimere din lønproces.
Systemer og rapportering
Lønprocessen er en central del af enhver virksomheds drift, men den kan være præget af forskellige tidskrævende opgaver og udfordringer. I dette indlæg vil vi fokusere på fire af de mest udbredte tidsrøvere relateret til systemer og rapportering. Hvis du endnu ikke har læst det første indlæg i serien, hvor vi behandler de første tre tidsrøvere, kan du finde det her.
4. Fejl i import fra systemer
En stor udfordring for mange lønbogholdere er fejl i import fra forskellige systemer. Løninput kommer fra mange kilder og i forskellige formater, hvilket kan medføre behov for manuel kontrol og tilretning. Dette er tidskrævende og øger risikoen for fejl.
5. Indkøb af systemer
Mange virksomheder bruger forskellige systemer til at håndtere lønrelaterede opgaver som tidsregistrering, kilometerafregning, fraværsregistrering og rejseafregninger mv. Manglende integration mellem disse systemer kan føre til dobbeltarbejde og fejl.
6. Systemtider og GDPR-oprydning
Langsomme arbejdsgange og systemer, der ikke er opdateret til at håndtere dagens datamængder, kan være en stor tidsrøver. Desuden kan ældre systemer have problemer med at overholde nye lovgivninger som GDPR, hvilket kan føre til manuel oprydning af data.
7. Faste og tydelige rapporter
Og den syvende tidsrøver er processen for manuel og tidskrævende rapportering. Det er vigtigt, at ledere og revisorer hurtigt kan få adgang til nødvendige rapporter uden at det bliver en tung proces.
Sådan løser du udfordringerne med systemer og rapportering
- Implementer systemer, der automatiserer variable løninput som fx personalekøb og kantinetræk.
- Brug faste rapporter og kontrolsystemer til at ensrette og styre løninput.
- Analysér inputmetoder og tilgængelige systemer for at finde optimeringsmuligheder og ønsket output.
- Gennemgå og evaluér midlertidige processer for at sikre, at de ikke bliver permanente uden optimering.
- Udarbejd en sårbarhedsanalyse for interne processer for at identificere områder, der kan forbedres og dermed kvalitetssikres.
- Automatisér midlertidige opgaver, hvor det er muligt, for at reducere manuel arbejdsbyrde.
- Identificer tilbagevendende opgaver og opsæt et årshjul for at holde styr på deadlines.
- Vedligehold årshjulet regelmæssigt og tilføj nye opgaver, når de opstår.
- Overvej at implementere automatiserede systemer for at sikre, at opgaverne udføres til tiden uden manuel indgriben.
Vi hjælper dig af med dine tidsrøvere
Vil du også komme i mål med at fjerne de 10 tidsrøvere i din virksomhed og frigøre daglig spildtid? Så kan Azets hjælpe dig. Vores konsulenter er netop eksperter i at optimere lønfunktionen. Læs mere om lønoptimering her.
