– og hvordan du løser dem
Lønprocessen kan være præget af mange tidsrøvere - opgaver, som med den rette viden kan vendes til tidsbesparelser. I dette første blogindlæg af tre, identificerer vi de første tre tidsrøvere og giver gode råd til, hvad du kan gøre for at få bugt med dem. Samtidig vil vi fortælle mere om, hvordan du kan optimere lønprocessen ved at skabe klare retningslinjer og overblik over ansvarsområder.
Ansvarsfordeling
Det kan være svært at gennemføre sine daglige arbejdsopgaver, når der ikke er klare roller eller retningslinjer for, hvem, hvor og hvordan en opgave skal løses. Alle gør deres bedste, med de ressourcer, der er stillet til rådighed. Men ofte kan det være svært at danne sig et overblik over, hvor det går galt - især hvis man har urimeligt travlt og har et væld af forskellige opgaver. Her er tre konkrete eksempler på tidsrøvere, der alle relaterer sig til ansvarsfordeling.
1. Lønbogholderen tager ansvar for andres opgaver
En almindelig udfordring er, at lønfunktionen ofte påtager sig opgaver, der ikke hører under deres ansvarsområde. Dette kan inkludere godkendelse af timeplaner, acontoudbetalinger eller HR- og økonomiopgaver, der normalt ville høre under egne afdelinger.
2. Uklare retningslinjer for reguleringer og ekstrakørsler
Vi ser, hos vores kunder, at der ikke altid er en klar forventningsafstemning til deadlines, kvalitetssikring og detaljegrad for lønmateriale. Dette kan føre til fejl i lønnen, som tager tid at skulle løse på bagkant med ekstrakørsler og godkendelser.
3. Manglende overholdelse af deadlines
Manglende overholdelse af deadlines skaber ubalance i arbejdsopgaverne og medfører større risiko for fejl i lønbehandlingen. Det kan også påvirke medarbejdertilfredsheden negativt og stressniveauet hos den enkelte medarbejder.
Sådan løser du de tre tidsrøvere og får en bedre ansvarsfordeling i virksomheden
For at optimere lønadministrationen og reducere unødvendige opgaver for lønbogholderen, kan følgende trin implementeres:
- Kortlæg opgaver og arbejdsgange: Kortlæg hvilke opgaver, der rammer lønbogholderen, og kategorisér dem for at identificere, hvilke opgaver der burde håndteres af andre afdelinger. Analyser arbejdsgangen fra medarbejder til leder til lønbogholder for at identificere uhensigtsmæssige processer.
- Etabler klare retningslinjer og processer: Etabler klare linjer og retningslinjer for opgavefordelingen i samråd med ledelsen. Opsæt retningslinjer for, hvordan processen for reguleringer og ekstrakørsler skal håndteres internt. Dette sikrer, at alle er klar over deres ansvarsområder og reducerer overlapning af opgaver.
- Automatiser og implementer selvbetjeningssystemer: Implementer systemer og processer, der gør det nemmere for medarbejdere at løse deres egne opgaver uden at involvere lønbogholderen unødigt. Automatiser så mange af disse processer som muligt for at reducere risikoen for fejl og spare tid.
- Identificer og løs årsager til forsinkelser: Identificer årsagerne til, at deadlines ikke overholdes, og revurder arbejdsgangene for at sikre, at deadlines kan overholdes. Implementer automatiske påmindelser og revurder ansvarsområder for at sikre, at alle ved, hvad de skal gøre og hvornår.
Vi hjælper dig af med dine tidsrøvere
Vil du også komme i mål med at fjerne de 10 tidsrøvere i din virksomhed og frigøre daglig spildtid? Så kan Azets hjælpe dig. Vores konsulenter er netop eksperter i at optimere lønfunktionen. Læs mere om lønoptimering her.
