Lønadministrationen udgør ofte en mindre funktion i virksomheden målt i antallet af medarbejdere. Selvom det måske er en relativt lille funktion, kan der dog være mange gevinster at hente ved at optimere lønafdelingen - bedre dataflow, effektive arbejdsgange og højere kvalitet er blot nogle af dem for ikke at nævne sparet tid og ressourcer, der kan bruges på andre opgaver.
Mange virksomheder udelader paradoksalt nok ofte lønadministrationen i deres effektiviseringsplaner. Men hvilke undskyldninger er der for ikke at optimere netop lønfunktionen? Og hvad skal der til for at overkomme dem? Det giver vi et par bud på her.
Undskyldning 1: Hvad nu, hvis der sker fejl i lønnen?
Den største barriere for at optimere lønfunktionen er frygten for fejl. For tænk nu, hvis medarbejderne fik forkert løn – eller slet ingen!
"Det er helt forståeligt, at man er bange for at lave om på et område, hvor selv den mindste fejl kan få stor betydning. Hvis man har nogle gode kontrolprocedurer på plads før den endelige lønkørsel, så er risikoen for fejl dog minimal. Og har man ikke sådanne kontrolprocedurer, så vil det være et godt sted at starte en optimeringsproces."
Sådan siger Senior Manager Charlotte M. Petersen, som er overordnet leder for 100+ lønkonsulenter, der hver dag assisterer virksomheder med lønadministration.
Risikoen for fejl kan minimeres ved at få professionel hjælp udefra. Et ekstra sæt objektive og trænede øjne kan sikre, at der ikke overses væsentlige detaljer i arbejdsprocesser eller data.
Undskyldning 2: Jamen, lønnen kører jo fint!
Medarbejderne får deres løn til tiden, og der sker ingen fejl. Desuden udgør lønadministrationen så lille en del af virksomheden, at gevinsterne ved effektivisering er små. Hvorfor skulle man ændre processerne for det?
Det er nemt at undskylde sig med, at man bare skal gøre, som man plejer, når det nu virker. Men blot for at tage et eksempel: I en toptunet lønafdeling kan hver fuldtidsmedarbejder håndtere mellem 800-1000 lønsedler om måneden. Hvis I ikke er i nærheden af dette tal, kan det godt betale sig at kigge nærmere på lønfunktionen.
Rutiner er ikke altid en god ting – heller ikke i lønadministrationen
I mange lønafdelinger sidder medarbejderne ofte i deres funktion i mange år, og det giver både fordele og ulemper for virksomheden. Det er selvfølgelig en fordel for virksomheden, at medarbejderne specialiseres og har dyb indsigt i virksomhedens forretning samt administrative processer og behov. Men samtidig kan det indgående kendskab til virksomheden medføre ulemper, fordi lønmedarbejderne måske sidder fast i nogle uhensigtsmæssige rutiner, som de ikke selv er bevidste om.
Beder man f.eks. en lønbogholder om at beskrive præcis, hvad de gør og hvorfor, er der rigtig mange der opdager, at de gør bestemte ting af ren vane – og ikke fordi det er det smarteste.
Vi kan klare alle opgaver i dit lønbogholderi.
Undskyldning 3: Medarbejderne bliver utrygge
Begynder man at lave om på rutiner og arbejdsgange i lønadministrationen, kan man ikke undgå, at der opstår en smule usikkerhed blandt medarbejderne – både i afdelingen men også i resten af virksomheden, hvor afdelingsledere nu skal foreholde sig til en ny måde at indberette løn på.
For hvorfor skal man pludselig til at lave om på tingene? Betyder det, at lønafdelingen ikke gør det godt nok? Eller er der nogen, der skal fyres på grund af optimering?
"God kommunikation og dialog nøgleordene. Man skal være åben omkring hele processen og inddrage medarbejderne så meget som overhovedet muligt. De skal være trygge ved, at optimeringsprocessen foregår for deres skyld i en dialog med gensidig respekt." siger Charlotte M. Petersen.
Undskyldning 4: Det er en intern opgave i lønafdelingen
Jeres lønfunktion har med garanti helt styr på sine opgaver – men har I? Ved I, hvad der rent faktisk foregår i lønafdelingen? Og er I klar over, hvor stor en indflydelse andre afdelinger har på lønmedarbejdernes arbejde?
Er man først bevidst om, hvor mange ydre faktorer, der spiller ind på lønbehandlingen, er der også mange arbejdsgange på tværs, som kan sikre smidigere arbejdsgange i lønadministrationen.
Mange afhængigheder på tværs
Det er de færreste, der sætter sig ind i lønafdelingens arbejde, så længe der ikke sker fejl eller store forandringer i virksomheden. Men der er faktisk mange opgaver i en lønafdeling, som er dybt afhængige af det input, der kommer fra resten af virksomheden – og for det output, der skal videre ud i organisationen.
For eksempel vil mange lønbogholdere blive lykkelige for at få en samlet Excel-fil med tidsregistreringer fra hver afdeling i stedet for 30 timesedler. Og det vil med garanti også vække jubel kun at skulle trække én, veldefineret ledelsesrapport frem for fem forskellige, som ikke alle bliver brugt.Stort set alle virksomheder – uanset størrelse – anvender i dag et online lønsystem. Men blot fordi systemet er online og opdateret, betyder det ikke, at det er optimalt.
Lønsystemets muligheder
Mange lønsystemer indeholder en lang række funktioner, der kan gøre livet lettere for lønmedarbejderne. Ofte er det dog de færreste, der har overblik over alle de smarte funktioner. Eksempelvis kan man måske allerede opsætte lønsystemet til at arbejde sammen med tidsregistreringssystemet, så de to systemer automatisk indberetter til hinanden. Et andet eksempel er kvalitetskontrollen, der i mange virksomheder ofte foregår gennem manuel gennemgang af alle udbetalinger. Mange lønsystemer kan imidlertid trække lister over afvigelser, så arbejdsgangen effektiviseres markant.
Udfordringen er her, at mange lønafdelinger består af ganske få medarbejdere, der ikke er specialister på IT-området. Det kan forståeligt give en berøringsangst, da der kun skal få forkerte klik til for at foretage graverende fejl i lønudbetalingerne eller -beregningerne. Ligesom muligheder, man ikke kender, naturligvis ikke kan udnyttes.
Undskyldning 5: Det har vi ikke tid til
I en travl lønafdeling er der sjældent tid til at reflektere over, om opgaverne måske kunne udføres anderledes eller mere effektivt. For kollegerne skal jo have løn til tiden!
Det er nemt at blive opslugt i det daglige driftsarbejde, når man har travlt. Derfor skal en optimeringsproces prioriteres – også fra ledelsens side. Besparelser, højere kvalitet, samkøring af systemer er blot nogle af de lavthængende frugter, der er at hente. Så det er bare med at komme i gang.
Prioriteres tiden til at eksekvere de ændringer, der skal til for at optimere funktionen, vinder man tid i den anden ende, når medarbejderne bruger færre timer på de samme opgaver. Og hvem ved, måske sidder jeres lønbogholder og sukker efter mere udviklingsorienterede opgaver til at supplere de mere rutineprægede?
Er lønafdelingen ikke gearet til optimeringsopgaven, eller er det svært at finde de tidsmæssige ressourcer, kan det være en idé at opsøge ekstern rådgivning. På kort tid kan en lønekspert få overblik over lønfunktionens forbedringspotentiale - set ud fra den måde, I gør tingene i dag. Det kan være konkrete forslag til ændring af arbejdsgange eller input til digitale opdateringer af eksisterende lønsystemer.
Ikke flere undskyldninger!
Medmindre jeres medarbejdere allerede håndterer omkring 1000 lønsedler om måneden, er der altså ikke nogen umiddelbare brugbare undskyldninger for ikke at optimere lønadministrationen. Tværtimod kan der være mange gevinster at hente ved effektvisering af funktionen såsom højere kvalitet, færre fejl og i sidste ende besparelser og en styrket konkurrenceevne.
Har I brug for eksperthjælp til at optimere jeres lønadministration, så er vi i Azets en af Nordens frende aktører.
Vi følger udviklingen tæt og har viden og erfaring fra tusindvis af virksomheder på tværs af brancher, størrelser og landegrænser. Har I behov for sparring omkring processerne ved lønadministration – eller måske ekstra hænder ved spidsbelastninger – kan vores professionelle lønkonsulenter hjælpe.
Tag løntesten!
Du kan også tage vores løntest og finde ud af, hvor effektiv din lønfunktion egentlig er.
